Digitale Exzellenz
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E-Akte: Darum lohnt sich die Zentralisierung von Informationen

, 13. Oktober 2022

Fotocredit: Getty Images / malerapaso

Lesezeit: 5 Minuten

E-Akte: Darum lohnt sich die Zentralisierung von Informationen

Bezogen auf das Daten- und Informationsmanagement einer digitalen öffentlichen Verwaltung macht eine Zentralisierung vieles einfacher. Die Einführung einer zentralen E-Akte bringt diese Vorteile zum Vorschein – wenn diese von Behörden gekonnt genutzt werden.

Aktuell ist richtig Dampf auf dem Digitalisierungskessel der öffentlichen Verwaltung. Auf allen Ebenen der Bundes-, Landes- und Kommunalverwaltung werden Dokumentenmanagementsysteme zur Führung elektronischer Akten eingeführt. Gleichzeitig sind zahlreiche IT-Lösungen zur Unterstützung von Querschnittsaufgaben und von für die jeweilige Behörde spezifischen Fachaufgaben im Einsatz.

Die Krux: Diese IT-Lösungen erzeugen aktenrelevante Unterlagen, und die werden dann oftmals in separaten Dokumentenmanagementsystemen der jeweiligen IT-Lösung abgelegt. Nicht selten müssen Beschäftigte einer Behörde diese Unterlagen händisch in die E-Akte der Behörde überführen. Aufgrund der zunehmenden Aufgabenverdichtung im Behördenalltag passiert das in unterschiedlicher Quantität und Qualität. Das Risiko steigt, dass Informationen falsch abgelegt werden oder aufgrund der Masse verzögert in der E-Akte landen.

Nachteile einer dezentralen Informationshaltung

Die dezentrale Speicherung und Pflege der Unterlagen vergrößert den Verwaltungsaufwand signifikant – einige Beispiele:

  • Mitarbeitende müssen bei Recherchen mehrere Suchen in mehreren IT-Lösungen durchführen. Sie benötigen hierfür jeweils einen Zugang zu den IT-Lösungen und eine entsprechende Einweisung, um sich zurechtzufinden.
  • Sämtliche öffentlich-rechtlichen und privatrechtlichen Tätigkeiten seitens der Behörden können grundsätzlich Gegenstand eines Rechtsprechungsverfahrens sein. Justiziarinnen und Justiziare müssen aus diesem Grund in der Lage sein, sämtliche relevanten Informationen und Unterlagen zu recherchieren. Sie benötigen hierfür potenziell Zugang zu allen IT-Lösungen und müssen hierin Informationen recherchieren können. Je dezentraler die Akten verteilt sind, desto länger dauert die Suche nach den passenden Informationen.
  • Bei Anfragen nach dem Informationsfreiheitsgesetz (IFG) sowie nach Art. 15 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) müssen Beschäftigte in den Behörden Prüfungen in mehreren IT-Lösungen durchführen.
  • Prozesse der Schriftgutverwaltung sind in Abstimmung mit dem zuständigen Archiv in allen IT-Lösungen umzusetzen. Archivarinnen und Archivare müssen zudem Unterlagen aus unterschiedlichen IT-Lösungen bewerten.
  • Die verteilte, heterogene Ablage führt zu einer unterschiedlichen Qualität in der Schriftgutverwaltung. Einheitliche Regelungen hierzu lassen sich kaum umsetzen, weil die IT-Systeme unterschiedlich aufgebaut sind, beispielsweise unterschiedliche Formularfelder vorsehen.
  • Für die IT ist die dezentrale Informationshaltung ebenfalls mit strategischen Nachteilen verbunden: IT-Lösungen, die sowohl eine Funktionalität bereitstellen als auch die Datenhaltung übernehmen, sind nur schwer durch eine andere IT-Lösung abzulösen. Die Abhängigkeit der Behörde von einem Lösungsanbieter steigt.

Vorteile der Zentralisierung

Die E-Akte bietet als zentraler Speicherort für alle Dokumente eine günstige Gelegenheit, mehr Effizienz zu schaffen. Werden Unterlagen aus den verschiedenen IT-Lösungen über eine Schnittstelle in einer zentralen E-Akte abgelegt, so wird die Datennutzung und Informationsverarbeitung deutlich vereinfacht:

  • Beschäftigte finden Unterlagen mittels einer einzigen Suchabfrage.
  • Justiziarinnen und Justiziare sowie andere Beschäftigte, die Zugriff auf Unterlagen ausschließlich zur Informationsbeschaffung benötigen, müssen nur noch wissen, wie sie die E-Akte bedienen.
  • Behörden können einheitliche Prozesse für die Schriftgutverwaltung einführen, sowohl für die Beschäftigten der Behörde als auch für die Kommunikation mit dem zuständigen Archiv.

CIO und IT-Betrieb profitieren ebenfalls:

  • Es bewegen sich weniger Benutzerinnen und Benutzer in Fachanwendungen. Das reduziert den Aufwand für die Benutzeradministration. Im Falle von nutzerbezogenen Lizenzmodellen sparen Behörden Lizenzkosten, also Steuergelder.
  • Durch die Trennung von Funktionalität und Datenhaltung lassen sich die Anbieter für die E-Akte wie auch die daran angebundenen IT-Lösungen leichter wechseln. Im Falle des Austauschs der E-Akte migriert die Behörde einheitliche Datenstrukturen zu einem neuen E-Akte-System. Wird eine fachliche IT-Lösung ersetzt, ist die neue Software an die E-Akte Bund anzubinden.
  • Kommunikationslösungen zu Gerichten und anderen Behörden, beispielsweise dem elektronischen Gerichts- und Verwaltungspostfach, benötigen lediglich eine einzige Schnittstelle zur E-Akte.

Darüber hinaus verbessert die Zentralisierung das Auskunftsmanagement. Behörden besitzen Auskunftspflichten gegenüber privaten Stellen sowie Bürgerinnen und Bürgern; oftmals werden aktiv Unterlagen im Internet publiziert. Diese Auskünfte und Publikationen können nun zentral aus der E-Akte heraus erfolgen. Eine nötige Aufbereitung von Unterlagen (z. B. Schwärzungen) wird von der E-Akte unterstützt.

Erfolgsfaktoren einer zentralen E-Akte

Damit Behörden von den Vorteilen eines zentralen Datenmanagements profitieren, sollten sie folgende Vorkehrungen treffen:

  • Sie sollten eine einheitliche Schnittstelle der E-Akte zur Anbindung der IT-Lösungen bereitstellen, die aktenrelevante Dokumente ablegen.
  • Eine weitere Vereinfachung sind einheitliche Speicherformate für die Ansicht von Dokumenten in der E-Akte und ggf. die ergänzende Speicherung von Formaten, die für eine bestimmte IT-Lösung benötigt werden.
  • Ein dritter Schritt ist der Aufbau einer Prozesssteuerung in den einzelnen IT-Lösungen, damit die Dokumentation in der E-Akte zu definierten Zeitpunkten oder Zuständen und ohne Zusatzaufwand bei den Benutzerinnen und Benutzern erfolgt.

Die E-Akte kann somit die Arbeit der Behörden vereinfachen und zur Effizienzsteigerung beitragen – wenn Behörden sie als zentrale Informationsquelle und als zentrale Quelle für die Kommunikation in ihrer Organisation verankern.