Die Prozesse im Krankenhaus-Einkauf zählen zu den mit am schwierigsten zu optimierenden. Ein Grund sind die vielen Besonderheiten und Teilschritte im Gesundheitswesen. Sie sorgen dafür, dass sich überall Ineffizienzen einschleichen können. Diese sichtbar zu machen und so Verbesserungen zu ermöglichen, ist die Aufgabe von Process Mining.

Prozesse im Gesundheitswesen sind komplex. Krankenhaus-Einkäufer werden diesen Satz mit Sicherheit unterschreiben. Es gibt diverse Beteiligte: Ärzte, Klinikcontrolling, Hygienebeauftrage, Techniker und Pflegekräfte haben alle individuelle Anforderungen an den Einkauf und die Lieferanten. Regulatorische Begleitprozesse sorgen zudem für einen großen Bürokratie- und Dokumentationsaufwand.  Dazu kommen viele individuelle Besonderheiten und Unterschiede. Die Beschaffung von Investitionsgütern wie Klinik-Technologie läuft anders ab als bei medizinischem Verbrauchsmaterial wie Schutzmasken. Es gibt somit nicht den einen Standardbeschaffungsprozess.

Je komplexer die Verfahren und je mehr Personen beteiligt sind, desto eher entsteht eine Praxis, bei der jeder seinen für sich passenden Workaround sucht und findet. Gleichzeitig steigt damit das Risiko, das die Gesamtkosten im Einkauf ausufern und zu viel Zeit mit nichtwertschöpfender Arbeit verbracht wird. Es werden beispielsweise unnötige Freigabeschleifen praktiziert, weil das schon immer so gemacht wurde, oder Prozessschritte dauern zu lange, weil Potenziale zu Automatisierung nicht erkannt oder genutzt werden.

Eine weitere unangenehme Nebenwirkung komplexer Prozesse ist, dass irgendwie jeder spürt, dass Dinge schneller laufen könnten oder Kosten unnötig hoch sind. Was fehlt, ist der Beleg, ein visueller Beleg für das Sandkorn im Getriebe, um damit Veränderungen auf den Weg zu bringen.

Nur was man sehen kann, lässt sich auch verbessern

Genau hier setzen Methoden der datenbasierten Prozessanalyse an. Process Mining ist ein innovativer Ansatz dieser Disziplin. Auf Basis von Echtzeitdaten aus IT-Systemen ermöglicht er, sich das Beschaffungsmanagement als Gesamtprozess anzuschauen, Fakten zu sammeln und in Wissen zu verwandeln. Process Mining nutzt dafür digitale Fußabdrücke der Prozesse. Sie bilden die Basis für die Visualisierung der tatsächlich gelebten Abläufe.

Im Krankenhaus-Einkauf fallen täglich massenhaft Daten an und werden mit verbundenen Abteilungen, Unternehmen und auch Behörden geteilt. Viele Prozesse werden, beispielsweise in der Buchhaltung, im Einkauf oder der Logistik, digital in einfachen Workflow-Systemen oder in komplexen betriebswirtschaftlichen Systemen erfasst. Diese Daten verraten unter anderem, ob Arbeitsschritte im Prozess so ausgeführt werden wie einmal definiert. In der Realität gibt es oft hunderte Prozessvarianten, sodass sich der Prozess erheblich unterscheidet als zuvor angenommen.

Nutzer von Process Mining können zudem Zusammenhänge mit anderen Prozessen darstellen. Daten können aus unterschiedlichsten Systemen stammen, beispielsweise aus Lieferanten-, Verwaltungs-, Klinikinformations-, Labor- und Logistiksystemen. Die Prozessdarstellung endet somit nicht an einer Systemgrenze, sondern die Datenspuren lassen sich über diese Schnittstellen hinweg verfolgen. So lassen sich Wechselwirkungen verstehen, beispielsweise wie sich Bestellvorgänge und Lieferantenbeziehung auf die Logistikabläufe auswirken oder welche Daten in welcher Form für die Meldungen an Behörden gesammelt und aufbereitet werden.

Den Blick aufs große Ganze richten

Prozessmanagerinnen und Prozessmanager gewinnen aus den Fakten valides Wissen und jede Menge Erkenntnisse. Sie finden unter anderem heraus, wo sich zwischen Bestellung und Entsorgung Kostentreiber befinden, ob sich Einkaufsgemeinschaften im Vergleich zur Eigenbestellung rechnen, wie die Stammdatenverwaltung optimiert werden kann, warum die Retourenquote so hoch ist oder wie sich Bestände kalkulieren lassen, ohne große Überkapazitäten und Lagerkosten zu erzeugen. Der Krankenhaus-Einkauf kann darüber hinaus Sollprozesse definieren, sie in einem Process-Mining-Tool anlegen und regelmäßig abgleichen. Das erleichtert unter anderem die Einhaltung geforderter Qualitäts- und Hygienestandards.

Richtig nützlich wird Process Mining dann, wenn die Methodik und die Tools für den Gesamtprozess kontinuierlich (nachhaltig) genutzt und auch an den Schnittstellen zu anderen Abteilungen eingesetzt werden. Bei der Arzneimittelbeschaffung können die Bestell- und Lieferprozesse hinterfragt und Verbesserungen abgeleitet werden. Der Rechnungsprozess und das Lieferantenmanagement lassen sich ebenfalls untersuchen, um so zum Beispiel die Bearbeitungsdauer von Rechnungen zu verkürzen. Und mit einer Analyse der Datenwege lassen sich mögliche Verbesserungen im Materialcontrolling identifizieren und Kosten für administrative Tätigkeiten senken.

Process Mining ist somit ein mächtiger Ansatz für eine faktenbasierte und datengetriebene Prozessanalyse. Er bietet im Einkauf die Möglichkeit auf eine Prozessoptimierung von A bis Z – von der Lieferantenauswahl bis zum Verbrauch. Zudem lassen sich nicht nur Ineffizienzen aufspüren, sondern auch die Prozesse, die besonders gut laufen. Diese können wiederum ausgewertet und als Best Practice für andere Prozessschritte genutzt werden. Die komplette Analyse kann und sollte dabei nicht nur einmalig durchgeführt werden, sondern regelmäßig. So schöpfen Einkaufsmanagerinnen und -manager das gesamte Leistungsspektrum dieser Disziplin ganzheitlich und nachhaltig aus.

Foto: Getty Images / Ergin Yalcin