5 gute Gründe für Process Mining im Gesundheitswesen

Process Mining im Gesundheitswesen

Durch die Corona-Pandemie schaut alle Welt auf das Gesundheitswesen. Es wird viel gelobt, aber auch schnell kritisiert, wenn etwas nicht reibungslos funktioniert. Der Druck auf Kliniken, Arztpraxen und Kostenträger, Prozesse zu verbessern, ist immens. Process Mining ist ein wirksames Instrument, das mithelfen kann, den Druck im Gesundheitswesen zu lindern – und zwar aus fünf Gründen.

Typische Herausforderungen sorgten auch schon vor Corona für Handlungsdruck im Gesundheitswesen. Dazu zählen der ökonomische Druck zu wirtschaftlichem Handeln, Fachkräftemangel und die dadurch ausgelöste Überlastung der Mitarbeitenden. Sich ändernde Strukturen, viel Bürokratie und Dokumentationsaufwand sowie steigende Erwartungen von Patienten, Versicherten und Angehörigen an reibungslose Prozesse sind alte Bekannte im Gesundheitssektor.

Allerdings machen sich die Faktoren durch die aktuelle Krise nun noch viel stärker bemerkbar. Vieles würde besser funktionieren, wenn beispielsweise Anmeldeformulare flächendeckend digital ausgefüllt und Befunde oder Therapiepläne automatisiert von A nach B transportiert würden.

Ordnung zu bringen in das komplexe deutsche Gesundheitssystem mit vielen voneinander abhängigen Prozessen, ist sicherlich keine leichte Aufgabe. Aus fünf Gründen bin ich überzeugt, dass Process Mining-Ansätze den Verantwortlichen von Nutzen sein können.

Grund 1: faktenbasierte und datengetriebene Analyse aller Prozesse

Mithilfe von Process Mining Tools lassen sich Prozesse schnell und einfach visualisieren. Dazu werden Daten genutzt, die bereits in den IT-Systemen der Klinken, Praxen und Krankenversicherer gespeichert sind. Niemand steht mit Stoppuhr, Stift und Papier neben einem und nimmt auf, welche Stationen eine Blutprobe durchläuft und wie lange es von der Entnahme bis zur Information des Patienten dauert. Process Mining Tools spüren diese Informationen aus den vorhandenen Datenspuren in den Netzen auf.

Durch das Einspielen der Daten in ein Process Mining Tool können die Prozesse grafisch unterschiedlich dargestellt werden, und es lassen sich verschiedenartige Analysen durchführen. Der Vorteil hierbei ist, dass nicht subjektive Wahrnehmungen mögliche Mängel bei den Prozessen belegen, sondern die Zeitstempel in den IT-Systemen. Zudem sorgt ein kontinuierliches Monitoring für eine vollständige Prozessanalyse. Damit können Process-Mining-Nutzer prüfen, ob die abgeleiteten Maßnahmen gegriffen haben oder Nachbesserungen vorgenommen werden sollten.

Grund 2: Überblick in komplexen Prozessen behalten

Prozesse im Gesundheitswesen sind häufig komplex. Es gibt nicht den einen Ablauf, sondern oft viele mögliche Varianten, beispielsweise Haupt- und Nebenprozessvarianten. Mittels Process Mining können Gesundheitsmanager identifizieren, welche Varianten wie häufig genutzt werden und bei Bedarf messen, wie viel Zeit im Durchschnitt vergeht.

Darüber hinaus können die Nutzer Zusammenhänge mit anderen Prozessen darstellen. Die Prozessdaten können dabei aus unterschiedlichsten Systemen stammen, beispielsweise aus Verwaltungs-, Patienten-, Labor- und Antragsverwaltungssystemen. Die Prozessdarstellung endet somit nicht an einer Systemgrenze, sondern die Datenspuren lassen sich über die Systemgrenzen hinweg verfolgen.

Grund 3: Hinterlegung von Best Practices und Standard-(Soll-)Prozessmodellen

Bei vielen Prozessvarianten ist es notwendig, einen Favoriten als Soll-Prozess herauszuarbeiten. Unsere Erfahrung hat gezeigt, dass es sinnvoll ist, mit allen Prozessbeteiligten Workshops durchzuführen. Die Ergebnisse der Process-Mining-Auswertung werden gemeinsam besprochen und mit allen Beteiligten Soll-Prozesse erarbeitet. Diese können sich an Best Practices anderer Einrichtungen, Erfahrungen der Mitarbeitenden oder an Leitlinien (Standard Operating Procedures) orientieren.

Die erarbeiteten Soll-Prozesse können als Referenz im Process Mining Tool hinterlegt werden. Es lohnt sich beispielsweise, einen Standardprozess zur Terminierung von diagnostischen Untersuchungen in einem Klinikum zu bestimmen, um Wartezeiten zu minimieren. Aus den gemessenen Abweichungen von den Soll-Prozessen können den Prozessverantwortlichen und Mitarbeitenden Empfehlungen an die Hand gegeben werden, an welchen Stellen sie nachsteuern können – z.B. an den Schnittstellen zwischen verschiedenen Abteilungen.

Grund 4: Hochflexible Anwendung von Process Mining

Process Mining ist nicht auf einige Prozesstypen beschränkt. Einzige Voraussetzung sind Daten, die mit Zeitstempeln versehen sind, um sie in eine Reihen- und Abfolge zu bringen. Durch die Möglichkeit, immer aktuelle Daten in das Process Mining Tool zu spielen, lassen sich temporäre Einwirkungen von außen – beispielsweise ein Personalausfall genauso darstellen, wie grundlegende gesetzliche Änderungen. Aus diesen wiederholten Prozessanalysen können akute und langfristige Erkenntnisse abgeleitet und gewählte Schritte bestimmt werden. Die Zahl der Anwendungsfälle ist dabei nicht begrenzt.

 Grund 5: Viele Einsatzmöglichkeiten in allen Sektoren im Gesundheitswesen – Beispiele

Um das Potenzial von Process Mining auszuloten, haben wir uns synthetische standardisierte, Klinik-Datensätze vorgenommen und sind auf diverse nützliche Anwendungsfälle für jeden Einzelbereich im Gesundheitswesen gestoßen:

Einsatzszenarien in Krankenhäusern und Einrichtungen zur stationären und teilstationären Patientenversorgung sind in allen Bereichen denkbar. Dazu zählen beispielsweise Stationen, Ambulanzen, Finanzbuchhaltung, Materialwirtschaft, diagnostische Abteilungen, OP-Abteilungen und das Qualitäts- und Risikomanagement.

In diesen Abteilungen gibt es jede Menge Prozesse, die sich analysieren und verbessern lassen, z.B. die Aufnahme und Verlegung von Patienten, Diagnostik, DRG-Dokumentation und Freigabe, OP-Management, stationäre oder teilstationäre Behandlungsprozesse, ambulante Leistungserbringungsprozesse oder auch Prozesse zur Rechnungsverarbeitung.

Von diesen datengetriebenen Analysen profitieren alle Mitarbeiter und auch die Patienten. So kann der Einsatz von Process Mining im Krankenhaus die Versorgungsqualität steigern, Wartezeiten von Patienten in der Notaufnahme reduzieren, Qualitätsprobleme aufdecken und helfen, die Auslastung von Ressourcen wie Betten und Geräten zu optimieren.

Bei Krankentransporten und Rettungsdiensten kann Process Mining die Prozesse der Einsatzplanung und -durchführung analysieren sowie die Bestell- und Einkaufsprozesse verbessern.

Bei der Arzneimittelversorgung in Gesundheitseinrichtungen sowie bei Apotheken können die Bestell- und Lieferprozesse hinterfragt und Verbesserungen abgeleitet werden. Der Rechnungsprozess und das Lieferantenmanagement lassen sich ebenfalls untersuchen, um so zum Beispiel die Bearbeitungsdauer von Rechnungen zu verkürzen.

Um mehr Zeit für Bewohner und Patienten zu haben, eignet sich der Einsatz von Process Mining in Pflegeheimen und der ambulanten Pflege. Die Einrichtungen können mithilfe der Tools die Einsatzplanung optimieren, die Dokumentation verschlanken und die Versorgungsprozesse vereinfachen.

In der Medizintechnik und im Pharmasektor können Unternehmen zusammen mit Partnern ihre Fertigungs- und Entwicklungsprozesse hinterfragen und Ineffizienzen aufdecken.

Krankenkassen können die Abläufe von Fallprüfungen analysieren und die Durchlaufzeiten für Antragsbearbeitungen reduzieren. In der Prävention von Erkrankungen lässt sich der Ablauf von Erstattungsprozessen für Gesundheitskurse sowie Zertifizierungen des Betrieblichen Gesundheitsmanagements analysieren und optimieren.

Niedergelassene Ärzte können die Wartezeiten und Wege der Patienten ermitteln. Nach einer Optimierung mittels Process Mining können sie die Patientenzufriedenheit steigern, die Personalplanung an sich ändernde Gegebenheiten anpassen und Praxisabläufe optimieren.

Der öffentliche Gesundheitsdienst kann Process Mining besonders in der aktuellen Situation gut dafür nutzen, um Verbesserungspotentiale in Bezug auf die momentanen Ist-Prozesse aufzudecken und so Hektik im Betrieb zu reduzieren. Mögliche Einsatzfelder sind beispielsweise die Kontaktnachverfolgung von Covid-19-Infizierten, aber auch die Abwicklung von Impfinformationen.

Fazit: Process Mining ist somit eine mächtige Disziplin für eine faktenbasierte und datengetriebene Prozessanalyse. Methodik und Tools können im kompletten medizinischen Geschäftsprozessmanagement-Kreislauf und sämtlichen Sektoren spürbaren Mehrwert schaffen. Manager oder Prozessverantwortliche können gefühlte Ineffizienzen oder Mängel mit Daten unterlegen und so die Eindrücke bestätigen oder widerlegen. Und messbare Fakten sind immer eine gute Grundlage, um Abläufe im Tagesgeschehen kontinuierlich zu verbessern.

Foto: Getty Images / ipopba


Christina Kümpers

Christina Kümpers ist Expertin für medizinisches Geschäftsprozessmanagement im Bereich Public Sector. Sie ist spezialisiert auf Prozess- und Anforderungsmangement in Digitalisierungsprojekten im Gesundheitswesen.


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