Wieso Personalabteilungen mithilfe von Design Thinking innovativer und digitaler werden

Eine Frau malt Glühbirnen auf eine Tafel.

Design Thinking eignet sich sehr gut, um zielgerichtet und dennoch spielerisch neue Ideen für eine innovative Personalabteilung zu entwickeln. Das haben Innovationsworkshops zur Digitalisierung gezeigt, die Sopra Steria Consulting durchgeführt hat. Vor allem die Zusammenarbeit verschiedener Unternehmenseinheiten, ein zentrales Design-Thinking-Prinzip, liefert entscheidende Mehrwerte.

Personalabteilungen werden immer mehr zu Gestaltern von Veränderungen und wertschöpfenden Unternehmensbereichen. HR-Manager und -Managerinnen arbeiten eng mit Führungskräften zusammen und statten Mitarbeiter gezielt mit den erforderlichen Fähigkeiten für die digitale Transformation aus. Dass HR-Abteilungen diese Rolle übernehmen können, liegt auch an vielen neuen Technologien, die sie verstärkt von Routinetätigkeiten entlasten.

Bei zunehmender Nutzung innovativer Technologien wie Robotic Process Automation für Gehaltsabrechnungen, Chatbots im Bewerbermanagement und Data Analytics beim Active Sourcing ist es wichtig zu verinnerlichen, dass nicht die Technologien an sich einen Mehrwert liefern, sondern erst eine gezielt unterstützende Einbindung dieser in die alltäglichen Prozesse. Bei den strategischen Überlegungen über den Einsatz von Technologien in HR-Abteilungen sollte somit der Fokus nicht auf den neuen Technologien liegen, sondern auf den Menschen, die sie anwenden und mit ihnen arbeiten.

Die Perspektive des Nutzers einnehmen

Wenn HR-Abteilungen die Nutzerorientierung ihrer Produkte und Dienstleistungen in den Fokus rücken wollen, sollten sie das zum einen mit ihren internen Kunden, den Mitarbeitern, zum anderen mit ihren externen Kunden, u.a. den Bewerbern, tun.

Genau das steht bei Design Thinking im Fokus: die Nutzerorientierung. Für komplexe Fragestellungen, wie die nach dem Mehrwert einer neu entwickelten Technologie, eignet sich Design Thinking hervorragend. Die einzelnen Prozessschritte der Innovationsmethode helfen dabei, strukturiert komplexe Fragestellungen zu bearbeiten und in Einzelteile zu zerlegen.

In einer Workshop-Reihe hat Sopra Steria Consulting den Nutzen von Design Thinking für Personalabteilungen erprobt. Dabei ging es unter anderem um die Fragestellung: „Wie können wir das Recruiting effizienter gestalten?“. Die verschiedenen Techniken des Design-Thinking-Prozesses führen dazu, dass Wahrnehmungen und Meinungen über die Problemstellung entdeckt und zwischen den Teilnehmern und Nutzergruppen zu einem gemeinsamen Verständnis zusammengeführt werden. Das hat schon viele wertvolle Erkenntnisse generiert, die häufig im alltäglichen Doing unentdeckt bleiben. So ließen sich beispielsweise gezielt manuelle, zeitintensive Prozesse von HR-Abteilungen, wie die Klassifizierung von Bewerbungen, aufdecken. Darauf aufbauend lassen sich frei von Vorgaben Lösungen entwickeln.

Kundenperspektive als verbindendes Element

Mit Blick auf die Auswahl aus vielen verschiedenen Lösungsmöglichkeiten zeigt sich eines ganz deutlich: Interdisziplinäre Teams beziehen intelligente Automatisierungstechnologien wie selbstverständlich in ihre Lösungsansätze ein. Die Potenziale sind bekannt und es sprudelt an Ideen. Das Design-Thinking-Grundprinzip der Kunden- und Nutzerorientierung ist hierbei sehr bedeutend. Es vermittelt den Teilnehmern ein Gefühl der Mitbestimmung und räumt ihnen Entscheidungs- sowie Handlungsautonomie ein.  So hat Design Thinking positive Effekte auf die Veränderungsbereitschaft und Akzeptanz gegenüber den entwickelten Lösungen.

Kreativtechniken schaffen außerdem ausreichend Raum dafür, dass sich Mitarbeiter mit den neuen Lösungen, wie zum Beispiel den Funktionalitäten und Einsatzmöglichkeiten innovativer digitaler Technologien, vertraut machen und ihren Nutzen für ihre Arbeit austesten können. Das ist wichtig, denn so werden Ablehnung und Ängste reduziert, die mit Veränderungen, wie z.B. Technologieeinführungen, einhergehen. Außerdem werden durch das im Design-Thinking-Prozess integrierte Prototyping und Testing frühzeitig Fehlentwicklungen und -annahmen aufgedeckt. Diese anwenderorientierte Entwicklung trägt zur Risikoreduktion und gleichzeitig ebenso zu einer hohen Lösungszufriedenheit bei – intern sowie extern.

Design Thinking bringt verschiedene Sichtweisen zusammen

Insbesondere die interdisziplinäre Zusammensetzung von Workshops, wie sie zu den Design-Thinking-Prinzipien gehört, ist für den Aufbau der Personalabteilung der Zukunft entscheidend: Das Top-Management und die Führungskräfte unterstreichen die Wichtigkeit der Thematik, Experten mit verschiedenen fachlichen Hintergründen bringen ihre Sichtweisen sowie Erfahrungen ein, „Techies“ zeigen HR-Mitarbeitern und -Mitarbeiterinnen, was möglich und nötig ist und die Personalmanager selbst berichten aus ihrem alltäglichem Arbeiten, wo der Schuh drückt. Auf diese Weise ziehen alle Stakeholder sofort an einem Strang und legen die Basis für eine enge Zusammenarbeit der verschiedenen Bereiche von IT bis HR.

Was lernen wir daraus?

So wie wir es derzeit erleben, werden Technologien die Arbeitsinhalte der Personaler weiter verändern. Sie verlagern die Aufgabenschwerpunkte und ermöglichen den HR-Teams das Wichtigste: Eng im Austausch mit Führungskräften und Mitarbeitern zu sein.  Es ist Zeit, dass sich HR-Abteilungen von ihrem Ruf lösen, nicht innovativ und einer der am geringsten digitalisierten Unternehmensbereiche zu sein! Design Thinking ist nicht die Lösung, sondern ein Wegbereiter, die Transformationshürden zu überwinden. Der Ansatz hilft nicht nur auf spielerische Weise neue Lösungen zu entwickeln, sondern steigert die Veränderungsbereitschaft für die anschließende Umsetzung zusätzlich.

Foto: Getty Images / Lisa-Blue


Harriet Florence Werther

Harriet Florence Werther ist Associate Management Consultant bei Sopra Steria NEXT. Ihre Schwerpunkte sind das Innovationsmanagement sowie die Entwicklung von neuen Geschäftsmodellen. Ein besonderes Interesse hat sie außerdem an den Auswirkungen des digitalen Wandels auf die Unternehmenskultur.


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