Die digitale Transformation ist längst in Personalabteilungen angekommen. Auch HR-Leiter erleben die bekannten menschlichen Widerstände, die den Erfolg der Digitalisierung drastisch schmälern oder sogar verhindern können. Hier einige Ideen, Mitarbeiter auf kreative und interaktive Weise mit ins Boot zu holen.
Im Projektalltag haben wir Kontakt mit Personalabteilungen jeglicher Größe. Allen ist gemein, dass sie die digitale Transformation umtreibt. Jedes Unternehmen kämpft mit unterschiedlichen Problemen. Einige kommen mit den Veränderungen bei den Abläufen nicht zurecht, andere haben zu geringe Budgets zur Verfügung. Und andere Herausforderungen hingegen betreffen ironischerweise genau das Kerngeschäft von HR: die Ressource Mensch. Warum menschliche Widerstande zum Problem für die Digitalisierung werden, hat unterschiedliche Gründe, so unterschiedlich wie jeder Mensch selbst ist.
Jeder hat seine eigene digitale Geburtsstunde
Eine insbesondere in der Literatur und Presse häufig genannte Ursache beschäftigt sich mit der Generationenfrage – angefangen bei der Generation X über die Generation Y bis hin zur Generation Z. Übrigens: nach der Generation Z folgt sinnigerweise die Generation Alpha. Jeder Mensch bringt eine unterschiedliche digitale Ausgangssituation mit. Generell gilt: Je jünger die Mitarbeiter sind, desto geringer ist normalerweise der Aufwand, sie in Sachen Digitalisierung an Bord zu holen. Mitarbeiter älterer Generationen empfinden den technischen Fortschritt in ihrem Arbeitsbereich oft als Mehraufwand oder sogar Bedrohung ihres eigenen Arbeitsplatzes.
Es gibt allerdings auch die umgekehrten Fälle: Vielfach sind es die unter 30-jährigen, die skeptischer beim Umgang mit und der Einführung von digitalen Technologien in Unternehmen sind. Ihnen fällt es schwerer als den Digital Immigrants, sich auf eine Aufgabe zu fokussieren, wenn viele Informationen über mehrere Kanäle gleichzeitig verarbeitet werden müssen, zeigt unsere Studie „Digitale Überforderung“. Darüber hinaus unterscheiden sich die Mitarbeiter auch innerhalb der Generationen in ihrer digitalen Affinität, und es sind nicht alle zur gleichen Zeit ins Online-Zeitalter gestartet.
Hier heißt es, mit Fingerspitzengefühl vorzugehen, um die Akzeptanz neuer Technologien zu erhöhen und die Vorzüge der Digitalisierung der HR-Abteilung zu verdeutlichen. Den Mitarbeitern muss klar sein, dass es für sie gut ist, Prozesse zu automatisieren und sie wiederholende manuelle Arbeitsschritte nicht mehr ausführen müssen. Wichtig ist zu erklären, dass mit der Automatisierung bestimmter Arbeiten nicht der Arbeitsplatz per se überflüssig wird. Wir sprechen in diesem Kontext gerne davon, die HR-Arbeit weniger bürokratisch und dafür abwechslungsreicher sowie kreativer zu gestalten. Das bedeutet, dass sich ein Großteil der HR-Arbeit ändern wird und die Mitarbeiter in der Personalabteilung neue Aufgaben erhalten werden.
Eigene digitale Personalabteilung ausmalen
Es gilt somit auch für die digitale HR-Transformation, ein ausgeprägtes Change Management zu etablieren. Eine offene Kommunikation sollte immer gewährleistet sein. Es kann hilfreich sein, die künftige digitale Personalabteilung und die enthaltenen Prozesse visuell darzustellen. Kreative interne Workshops mit Methoden wie Graphic Recording helfen, alle Mitarbeiter zu integrieren. Das mildert die Angst und gibt Mitarbeitern die Möglichkeit, die Veränderung selbst zu beeinflussen und mitzugestalten.
Es bietet sich an, die so entstehenden Bilder von der HR-Abteilung der Zukunft im Intranet oder über Poster mit Mitarbeitern anderer Abteilungen im Unternehmen zu teilen. Das Einbeziehen der Ideen aus der Belegschaft fördert kreative HR-Arbeit und stärkt die Mitarbeiterbindung. Zudem lassen sich so spannende Lösungsansätze sammeln, auf die ein Team von Führungskräften allein womöglich nicht kommen würde. Die damit erreichte Wertschätzung wirkt dem häufigen Eindruck der Mitarbeiter entgegen, weitreichende und sie betreffende Entscheidungen würden nur top down gefällt werden.
Darüber hinaus eignet sich die Einführung von Ritualen, um Digitalprojekte zu begleiten, denn sie geben Sicherheit. Vor allem der Beginn und das Ende sind dediziert zu kommunizieren – beispielsweise eine Kickoff-Veranstaltung für den Start des Umbaus und ein Team-Essen, wenn das Projekt oder auch Teilprojekte erfolgreich abgeschlossen werden konnten.
Workshop für HR-Profis als Starthilfe
Viele Unternehmen stehen am Anfang der digitalen Transformation und überlegen, wie ihre digitale HR-Abteilung Form annehmen kann. Für Personalabteilungen ohne eine konkrete Digitalstrategie empfiehlt sich ein Digital Quick Check. In diesem können Führungskräfte und Angestellte, angeleitet und mithilfe kreativer Methoden ihren digitalen Reifegrad erheben, eine Vision definieren sowie ein erstes Digitalisierungskonzept entwickeln.
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