Seit August 2017 ist das Onlinezugangsgesetz (OZG) in Kraft. Bis 2022 haben Bund, 16 Länder und 11.000 Kommunen noch kräftig zu tun, um die 575 Verwaltungsdienstleistungen digital anzubieten und das digitale Verwaltungsgebäude sukzessive für die Bürgerinnen und Bürger zu öffnen. Nach 2,5 Jahren ist in diesem Jahr die Zeit der Zwischenbilanzen. Es wäre allerdings verkehrt, sich auf das Nachzählen von Online-Formularen zu beschränken.
Für unsere Studie Branchenkompass Public Sector 2020 haben wir Entscheider aller Verwaltungsteile zum Stand der Umsetzung bei den OZG-Leistungen befragt. Der Blick auf die nackten Zahlen sorgt für Ernüchterung: 16 Prozent der Verwaltungen melden zurück, dass die vom IT-Planungsrat definierten OZG-Leistungen vollständig oder weitgehend umgesetzt sind. 61 Prozent arbeiten daran. Bei den übrigen Zielen, wie Angebote zur Identifizierung in Servicekonten, elektronische Bescheide und die Anbindung an den Portalverbund ist die Quote der Behörden, die Vollzug melden, noch geringer.
Das reine Abzählen von Online-Formularen ist kein Gradmesser für Digitalisierung
Was allerdings Viele verkennen: Neue digitale Formulare und Online-Anträge sind kein Ausdruck von Digitalisierung. Sie allein entlasten keine Verwaltung, sie beschleunigen kein Verfahren. Echte Digitalisierung bedeutet, dass Bund, Länder und Kommunen durchgängig digitale Verwaltungsprozesse schaffen, vom Antrag mit E-Signatur bis zum Bescheid mit Bezahlfunktion.
In den drei Buchstaben OZG steckt somit ein föderaler Kraftakt mit einem enormen Koordinierungsaufwand, dessen Fortschritte in einer Zwischenbilanz auftauchen sollten. Tausende Fachverfahren müssen angepasst, mitunter neu entworfen und zum Laufen gebracht werden. Für sämtliche Veränderungen müssen Anforderungen und Arbeitsbeschreibungen formuliert sowie Trainings und Akzeptanzkampagnen für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter entwickelt werden. Und zu guter Letzt müssen die vielen Digitalisierungsinitiativen solide finanziert sein. Hier gibt es im Rahmen der Corona-Konjunkturförderung zum Glück neue Programme, die auf die Digitalisierung im öffentlichen Raum zielen und helfen, Finanzierungslücken zu schließen.
Es wäre deshalb zu kurz gegriffen, den OZG-Umsetzungserfolg allein an der Zahl der verfügbaren OZG-Leistungen je nach Verwaltungsebene zu messen. Digitaler Fortschritt ist vielschichtiger: Dazu gehören beispielsweise strategische Weichenstellungen, wie sie das Land Baden-Württemberg, seine IT-Dienstleister und die kommunalen Spitzenverbände gezeigt haben. Dort lassen sich kurzfristig mehrere hundert vereinfachte Dienstleistungen digital anbieten, und zwar inklusive Online-Bezahlfunktion. Die komplexeren Leistungen können auf den einfachen aufsetzen, so das Ziel. Die Strategie mit einem vom Land eingeführten Universalprozess für einfache Verwaltungsdienste und der Entwicklung von Standardprozessen für komplexere Verfahren ermöglicht mehrere Geschwindigkeiten der Digitalisierung.
Es gibt diverse weitere Beispiele dieser Art. Die Nachnutzung bereits entwickelter Leistungen soll mithilfe standardisierter Verwaltungsvereinbarungen zwischen Bund und Ländern vereinfacht werden. Zudem wird es eine flächendeckende Interoperabilität der Servicekonten für Bürgerinnen und Bürger auf bundes- und Landesebene geben, so der IT-Planungsrat.
End-to-End-Prozesse erfordern große Anstrengungen
Die geplanten Investitionen bis 2022 zeigen, dass an einigen Teilstücken für durchgängig digitale Verfahren noch einiges zu tun ist. Die Einführung elektronischer Signaturen und Siegel hat es in sich. Für Anpassungen bei Schriftformerfordernissen müssen teilweise gesellschaftspolitische Kompromisse gefunden und in Gesetze gegossen werden.
Ähnlich viel Arbeit steckt in der Einführung der elektronischen Identität (eID), vor allem um die Sicherheit der Daten und den Schutz vor Missbrauch auf ein angemessenes Niveau zu bringen, das hohen Standards genügt, aber Digitalisierung auch nicht verhindert. Die erforderlichen Extraschleifen im Dienste der Informationssicherheit zahlen sich derzeit aus. Bundesdruckerei, Telekom und Handyhersteller Samsung sowie das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) wollen noch in diesem Jahr eine erste Lösung für den Personalausweis auf dem Smartphone bereitstellen.
Zudem sind die Verwaltungen – was unsere Grafik etwas unterschlägt – bei einem zentralen Abschnitt deutlich vorangekommen: bei der Umsetzung der E-Akte. Vor allem die Kommunen im Vergleich zu Bund und Ländern kommen schneller voran, so die Studie.
Voller Fokus auf die Nutzer
Am Ende pünktlich 575 Online-Anträge und -Formulare bereitzustellen, aber nur 200 mit Anbindung an die Fachverfahren und einer digitalen Verwaltung ohne Nutzerorientierung und ohne digitale Inklusion wäre keine gute Bilanz. Die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung misst sich im Ergebnis an der Effektivität und Effizienz.
Effektivität bedeutet, die Bürgerinnen und Bürger und Unternehmen bekommen so schnell und unbürokratisch wie möglich die gewünschte Leistung. Effizienz bedeutet, die Abläufe in den Behörden funktionieren mit deutlich weniger Aufwand, wo es möglich ist, sogar automatisiert durch den Einsatz neuer Technologien.
Den Verantwortlichen möchte man deshalb für die kommenden zwei Jahre mit auf den Weg geben: Legt den Fokus voll auf die Nutzerinnen und Nutzer öffentlicher Verwaltungsleistungen, denkt die Prozesse und Instrumente und die Organisation aus deren Blickwinkel um oder neu. Die rein technische Einführung bis 2022 wird entsprechend leichter fallen.
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