Eignet sich Process Mining auch für stark individuelle Prozesse? Lohnt es sich, in Process Mining zu investieren, wenn Unternehmen nicht einmal wissen, wie genau ihr maßgeschneiderter Prozess strukturiert ist? Auf diese Fragen gibt es Antworten.
Process Mining hat sich mittlerweile als Instrument bewährt. Unternehmen nutzen es, Ineffizienzen bei Abläufen auf die Schliche zu kommen. Der Ansatz ist vor allem bei Standardprozessen beliebt. Dazu zählen beispielsweise Order to Cash, Purchase to Pay und viele Prozesse im Rechnungswesen.
Viele Unternehmen zögern, Process Mining auch für ihre historisch gewachsenen und immer wieder angepassten Prozesse einzusetzen. Dabei benötigt dieser Prozesstyp Process Mining sogar noch mehr, ebenso die selbst entwickelten IT-Systeme
Maßgeschneiderten Prozessen fehlen bestimmte Eigenschaften der Standardabläufe: Sie sind nicht schnell zu verstehen, zu analysieren und zu transformieren. Diese Prozesse werden innerhalb von Organisationen über Jahrzehnte hinweg entsprechend den Bedürfnissen der jeweiligen Zeit entwickelt, ohne dass dabei viel über die Nachhaltigkeit und langfristige Effektivität nachgedacht wird.
Die Eigenschaften wie Nicht-Standardisierung, Einzigartigkeit und inhärent disharmonische Struktur erschweren es, maßgeschneiderte Prozesse zu verbessern. Aber darin liegt genau die Chance: Verbesserungspotenzial zu entdecken, das nicht sofort sichtbar ist und im täglichen Routinegeschäft nicht genutzt wird. Der Vorher-Nachher-Effekt fällt nicht selten größer aus als bei Standardprozessen.
Process Mining deckt die versteckten chaotischen Dimensionen auf, indem die Realität der bestehenden Prozesse reflektiert wird. So gewinnen Unternehmen belastbare Erkenntnisse, um konkrete Maßnahmen auf der Grundlage von Daten und Fakten zu ergreifen – nicht aus einer Ahnung heraus.
Wer sich kurz über Process Mining schlau machen möchte: Dieser LinkedIn-Beitrag erklärt die 3 C’s von Process Mining.
Darum brauchen maßgeschneiderte Prozesse Process Mining
Unternehmen sollten sich somit von der Extrameile Arbeit nicht abschrecken lassen und sich trauen, dieses Tabu zu brechen. Drei Gründe sprechen dafür:
- Process Mining berücksichtigt die Einzigartigkeit und die Diversität der Ausführung maßgeschneiderter Prozesse
Maßgeschneiderte Prozesse sind einzigartig, aber auch diffus. Daher würde eine Betrachtung mit einer klassischen Sichtweise wie Business Process Mapping, Business Intelligence keine ganzheitliche Verbesserung herbeiführen. Die Nuancen und Feinheiten eines maßgeschneiderten Prozesses müssen berücksichtigt werden, um dessen Komplexität zu verstehen und schließlich die Ursachen für verschiedene Reibungspunkte herauszufinden.
Process Mining ist in der Lage, die Realität jedes Prozesses abzubilden und darzustellen, einschließlich aller Dimensionen, die zu seiner Einzigartigkeit und Komplexität führen:
- unzählige Varianten, verschiedene Abhängigkeiten zwischen den Prozessschritten,
- unterschiedliche Eigenschaften, die in den verschiedenen Quellsystemen erfasst werden,
- und die Zusammenhänge, warum Reibung an den verschiedenen Prozessknotenpunkten entsteht.
Process Mining bringt somit Licht in die Black Box „maßgeschneiderter Prozess“, die über die normale Wahrnehmung der Beobachtung, dem Zählen von Eigenschaften und dem Messen mit der Stoppuhr hinausgeht. Zudem ermöglicht der Ansatz, unbequeme Fragen zu stelle. Sie sind für die Aufdeckung der versteckten Gründe für Ineffizienzen in den Prozessen grundlegend.
2. Prozess Mining deckt nicht standardisierte Dimensionen auf
Bei maßgeschneiderten Prozessen entwickelt jeder seine eigene Vorgehensweise und befolgt sie. Dadurch entstehen unnötige Varianten, die den ohnehin schon uneinheitlichen Prozess immens verkomplizieren.
Process Mining ermöglicht ein ganzheitliches Verständnis darüber, was genau in einem bestimmten Prozess vor sich geht und wie er von unterschiedlichen Mitarbeitenden ausgeführt wird. Unternehmen schaffen so Transparenz über mögliche Schmerzpunkte und Reibungen innerhalb des Prozesses, die für gefühlte Produktivitätseinbußen verantwortlich sind.
Mit diesen neuen Erkenntnissen entdecken Unternehmen vorher nicht erkannte Berührungspunkte, die standardisiert werden können. Und sie können eine Systematik für Arbeitsschritte einführen, die in der Vergangenheit zufällig ausgeführt wurden.
Die Standardisierung mit immer wieder den gleichen Tools und Verfahren ist bei traditionellen Prozessen einfacher. Bei maßgeschneiderten Prozessen kann derselbe Ansatz aufgrund der Einzigartigkeit und der inhärenten Verschiedenartigkeit nicht angewendet werden. Daher müssen die einzigartigen Merkmale eines maßgeschneiderten Prozesses vor jeder Art von Standardisierung sorgfältig erfasst und bewertet werden. Das übernimmt Process Mining und stellt die Ist-Situation immer wieder neu dar, gibt einen Überblick über bestehende Standardisierungen und zeigt potenzielle Ansätze für zukünftige Vereinheitlichungen auf.
3. Prozess Mining analysiert disharmonische Struktur der Prozessschritte
Es reicht nicht, Einzelprozesse zu standardisieren, wo immer dies sinnvoll ist. Die Verbesserung der Verknüpfung und der Synchronisierung verschiedener Prozessschritte ist entscheidend für die ganzheitliche Transformation maßgeschneiderter Prozesse sowie die Harmonisierung zwischen verschiedenen Arbeitsschritten und den betroffenen Abteilungen.
Die Harmonisierung von Prozessschritten innerhalb eines Prozesses und die Synchronisierung verschiedener Prozesse in einer Organisation sind ein zentraler Hebel, damit Unternehmen nachhaltig Wachstum und Profitabilität steigern.
Blick in die Prozess-Praxis: 30.000 Varianten bei 200.000 untersuchten Fällen
Dass Process Mining bei maßgeschneiderten Prozessen gute Dienste leisten kann, konnten wir für einen führenden deutschen Laborkonzern im Gesundheitswesen herausfinden. Wir haben den gesamten Leistungsprozess analysiert – von der Annahme der Patientenproben über die Prüfung bis hin zur Analyse, Archivierung und Lagerung. Es ging hier um einen maßgeschneiderten Prozess, der im Laufe der Zeit entwickelt und ausgebaut wurde. Er wies alle Merkmale und Komplexitäten auf, die einen herkömmlichen normalen Prozess von einem maßgeschneiderten Prozess unterscheidet, zum Beispiel Komplexität und viele Freiheitsgrade bei der Ausführung.
Der Konzern mit dem riesigen Laboratorium besaß kein richtiges Mapping und Verständnis für diesen Prozess. Die Verantwortlichen wussten, dass sie ihre Prozessexzellenz enorm verbessern mussten, besaßen aber einfach keinen optimalen Hebel. Process Mining war dieser Hebel. Der Ansatz hat dem Unternehmen klargemacht, mit welch hochkomplexen Netzwerk von Prozessschritten sie hantieren.
30.000 Varianten aus 200.000 analysierten Fällen wurden entdeckt. Das war für das Unternehmen ein echter Augenöffner. Die Verantwortlichen hatten zwar ein Bauchgefühl für die Abweichungen, waren aber bisher nicht in der Lage, diese Ahnung zu quantifizieren und zu belegen. Obwohl das Unternehmen zu den Besten seiner Branche gehört, konnte es seine Leistungen nicht mehr steigern. Denn das Unternehmen wusste nicht, was genau hinter seinen riesigen Systemen und Prozessen vor sich ging.
Mit Process Mining konnte das Unternehmen Reibungspunkte erkennen, beispielsweise ein unterschiedliches Verhalten bei der Einreichung von Patientenproben aus verschiedenen Quellen, der Einsatz verschiedener Maschinen, die zur Messung verschiedener Materialien aus Patientenproben verwendet werden, und verschiedene Arten von Tests, die in verschiedenen Labors durchgeführt werden. Zu den wichtigsten KPIs, anhand derer Optimierungsmöglichkeiten erforscht wurden, gehören Automatisierungsrate, Durchlaufzeit, Prozessablauf und Nachbearbeitungsrate.
Fazit: Maßgeschneiderte Prozesse brauchen mehr Aufmerksamkeit
Das Projekt hat gezeigt, dass es sich durchaus lohnt, sich an individuell zugeschnittene Prozesse heranzutrauen, um so an bestimmten Stellen Standardisierungen umzusetzen. Probleme, von deren Existenz jeder etwas ahnt, aber niemand in der Lage ist, sie wirklich zu quantifizieren und zu analysieren, werden durch Process Mining sichtbar.
Wer Lust auf mehr hat: Dieser Beitrag auf LinkedIn behandelt die kulturellen Dimensionen von Process Mining. Hier im Blog finden sich zudem weitere Beiträge zum Thema.
Fotos: Getty Images
