Führen auf Sicht – nützliche digitale Hilfe für das HR-Management

Auf Sicht führen - HR-Management

Das „Fahren auf Sicht“ beschäftigt nicht nur die Chefetage. Die Personalabteilungen und die Konzepte für das Führen von Mitarbeitenden sind von der aktuellen Planungsunsicherheit ebenfalls betroffen. Mit einer Mischung aus ergänzenden Methoden und digitalen Werkzeugen können Unternehmen ihr HR-Management darauf einstellen.

„Wir fahren auf Sicht.“ Keinen Satz haben wir im letzten halben Jahr häufiger gehört, und kein Satz umschreibt den Umgang mit der Corona-Pandemie treffender, sei es in der Politik oder in der Wirtschaft. Er heißt nichts anderes, als morgen oder übermorgen kann eine völlige andere Einschätzung der Lage vorgenommen werden als heute. Neue Informationen zu Impfstoffen, Übertragungswegen des Virus‘ oder auch stetig angepasste gesetzliche Hygienebestimmungen erschweren Unternehmen langfristige Planungen, machen sie oftmals schlicht unmöglich. Sogar mittelfristige Pläne können sich mit neuen Nachrichten und Vorgaben in rasanter Geschwindigkeit ändern. Insgesamt bleibt die weitere Entwicklung auch nach einem halben Jahr Corona ungewiss. Wir fahren auf Sicht bedeutet bestenfalls einen Planungshorizont von wenigen Monaten – häufige Kursänderungen inklusive.

Unsichere Lage und Homeoffice erschweren Ressourcenmanagement und Führung

Um dabei die eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht zu verlieren, ist eine transparente und offene Kommunikation zur Einschätzung der aktuellen Situation und von Strategieänderungen wichtig. Auch weil sie nicht selten die tägliche Arbeit oder individuell vereinbarte Ziele betreffen. So kann zu Beginn eines Monats kommuniziert werden, dass bis auf weiteres mit Kurzarbeit und Auftragsrückgängen zu rechnen ist, während am nächsten Tag doch der große Auftrag kommt, der das Fahren zusätzlicher Schichten nötig macht.

Dieses Reagieren auf Marktvolatilität bedeutet auf individueller Ebene der Mitarbeitenden, dass Ziele, die vor einem Jahr vereinbart wurden, heute mit großer Sicherheit anpassungsbedürftig sind. Und das nicht nur einmalig: Bei jeder Kursänderung sollten die bestehenden Ziele konsequent hinsichtlich ihrer Aktualität und Umsetzbarkeit überprüft und adjustiert werden. Hinzu kommt, dass wir mit Blick auf die steigenden Infektionszahlen vermutlich über einen längeren Zeitraum als gedacht wenig Zeit im Büro und somit im Austausch mit Kollegen und Vorgesetzten verbringen. In Zeiten großer Unsicherheit, die eigentlich vermehrte Kommunikation erfordern würde, fehlt folglich noch länger der direkte und persönliche Austausch.

Neue Ansätze für Zielvereinbarungen und Remotearbeit

Um beiden Herausforderungen, den volatilen Zielen und den nur sporadischen persönlichen Kontakten, zu begegnen, benötigen Unternehmen eine neue Herangehensweise an Zielsetzung und Zusammenarbeit. Und wie wir es nun seit einem guten halben Jahr gewöhnt sind, müssen die entsprechenden Instrumentarien in eine zunehmend digitalisierte (Arbeits-)Welt passen.

Etablierte Prozesse wie die Performance Reviews sollten bestehen bleiben, insbesondere, wenn mit den Einschätzungen aus Mitarbeitergesprächen monetäre Benefits verbunden sind. Diese Prozesse sollten Arbeitgeber um Instrumentarien erweitern, die den Herausforderungen der aktuellen und anhaltenden Ausnahmesituation gerecht werden.

Digitale Helfer für HR-Management nutzen

Als technische HCM-Plattform bietet SAP SuccessFactors mit den Modulen Performance and Goals sowie Continuous Performance Management eine ideale Unterstützung und gute Einsatzszenarien. Entkoppelt von den etablierten Performance-Prozessen, können HR-Manager mit diesen Modulen einen digitalen Zielprozess entwickeln. Innerhalb dieses Prozesse lassen sich vereinbarte Ziele in kurzen Intervallen überprüfen und bei Bedarf anpassen.

Die persönlichen Gespräche zwischen Mitarbeitenden und Führungskraft sollten Unternehmen nutzen, um aktuelle Entwicklungen und daraus abgeleitete Änderungen gegenüber den Mitarbeitenden offen zu kommunizieren und bei Bedarf zu erläutern. So lässt sich ein möglicher Eindruck von Planlosigkeit oder Überforderung aufgrund externer Ereignisse vermeiden.

Für die Remotearbeit bietet es sich an, das Modul Continuous Performance Management (CPM) zu verwenden – nicht nur zur Selbstorganisation. Die Mitarbeitenden können hier während einzelner Intervalle eintragen, woran sie arbeiten und welche Sonderaufgaben sie übernommen haben. Bei dieser Gelegenheit können die Mitarbeitenden zudem sehen, welche Kollegen, die an Themen arbeiten, die der eigenen Expertise entsprechen, unterstützt werden können. Dieses Vorgehen gleicht zumindest ein stückweit online das informelle Gespräch an der Kaffeemaschine über Fragestellungen der Kollegen aus.

Für Führungskräfte bietet das Modul eine gute Gelegenheit – sollte unbedingt genutzt werden –  zwischendurch ein kurzes Feedback oder Coaching-Ratschläge zu geben. Zudem verschaffen sich Chefs so einen guten Überblick darüber, an welchen Themen die eigenen Mitarbeitenden in ihren Heimbüros arbeiten. Daraus erhalten sie wertvolle Hinweise zur Stimmung und darüber, welche Synergieeffekte genutzt oder welche Doppelarbeiten vermieden werden können. Durch das Sichtbarmachen dessen, was im Homeoffice geleistet wird, können Führungskräfte zudem den Einsatz der Mitarbeitenden besser wertschätzen, und einzelne Punkte fallen im Jahresgespräch nicht unter den Tisch.

Strategische und operative Führung aus einem Guss

Als einen systematischen Einstieg in das Modul Performance and Goals eignet sich das Aufstellen eines neuen Zielplans. Dieser dient, wie bereits beschrieben, nicht dazu, etablierte Prozesse der Performance Reviews zu ersetzen, sondern zu ergänzen. Dementsprechend würden Führungskräfte und Mitarbeitende die bestehenden Ziele auf ihre Umsetzbarkeit und Aktualität hin überprüfen und bei Bedarf anpassen. Diese Gespräche würden sie in Krisenzeiten, wie derzeit, in vergleichsweise kurzen Intervallen wiederholen, zum Beispiel alle zwei bis drei Monate. Innerhalb dieses Intervalls werden die operativen Aufgaben im Modul CPM erfasst, sodass sich operative und strategische Steuerung abwechseln.

Quelle: Sopra Steria

Durch das Zusammenspiel der Module Goal Management und CPM implementieren Unternehmen neben den etablierten Performance-Prozessen ein agiles Vorgehen. Mit diesem Instrument transportieren sie Auswirkungen von Strategieänderungen auf die Arbeitsebene der Mitarbeitenden, und sie besitzen ein Hilfsmittel, ihnen in Phasen der Kontaktbeschränkungen wertschätzend zu begegnen.

Aus „temporär“ kann auch „new normal“ werden

Sobald wieder mehr Planungssicherheit besteht, kann ein Unternehmen zu bewährten kombinierten Ziel- und Performance-Prozessen zurückehren. Erste Studien zeigen aber auch, dass sich die Arbeitsweise hinsichtlich Präsenzzeiten nachhaltig wandeln wird. Der Einsatz von CPM empfiehlt sich somit auch längerfristig. Zudem lassen sich aus der erzwungenen Remote-Arbeit durch Corona wertvolle Erkenntnisse gewinnen und daraus Vorteile erzielen. Unternehmen können so beispielsweise neue Prozesse etablieren, die den geänderten Anforderungen einer digitalisierten Arbeitswelt gerecht werden.


Katja Thielemann

Katja Thielemann ist Beraterin im Bereich Human Capital Management von Sopra Steria. Ihr Themenschwerpunkt ist der Einsatz des HR-Systems SAP SuccessFactors (Performance and Goals und Career Development Planning).


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