Digital Workplace durch die Brille des CIO betrachtet

Digital Workplace durch die Brille des CIO betrachtet
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Digital Workplace, Arbeitsplatz 4.0, New Work, agile Organisation: Es gibt viele Begriffe für die interne digitale Transformation von Unternehmen. Jeder betrachtet den Wandel aus einer anderen Perspektive. Allen gemein ist, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter neue Ansprüche an ihre Arbeitsumgebung und ihren Arbeitgeber stellen. Um die Erwartungen zu erfüllen, müssen sich CIO und das IT-Team neu aufstellen.

Ein Unternehmen, das seine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter halten oder neue für sich gewinnen möchte, kann es sich heute nicht mehr leisten, sich dem Wunsch nach mehr Freiraum und flexiblen Arbeitsbedingungen zu verschließen. Dazu gehört eine entsprechende technische Ausstattung und eine IT-Organisation, die dieses New-Work-Gefühl ausstrahlt und neue Arbeitsmöglichkeiten ermöglicht.

Die IT ist ein zentraler Baustein der Arbeit 4.0. Räumliche Öffnung durch neue Workspace-Konzepte sowie organisatorische Veränderungen wie Hierarchieabbau und Digital Leadership sind nur Einzelteile im Gesamtgebilde des Digital Workplace. Ein anderer wichtiger Teil geht mit den Wünschen nach individueller technischer Ausstattung und dessen flexiblem Einsatz einher.

Das Management, auf technischer Seite ist das der CIO, muss Lösungen entwickeln, die allen beteiligten Stakeholdern gerecht werden: Fast jeder im Unternehmen stellt andere Anforderungen. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben alle höchst individuelle Vorlieben, was die Wahl ihrer Arbeitsmittel angeht.

Mit folgender Erwartungshaltung werden Unternehmen heute konfrontiert (ein Auszug):

  • Freie Wahlmöglichkeit der Arbeitsgeräte: MacBook oder Notebook, iPhone oder Android-Smartphone – jede Plattform und jedes Betriebssystem sollte bereitgestellt werden können.
  • Mobilität: Zugriff auf Unternehmensdaten sollen zu jeder Zeit, von jedem Ort und mit jedem Gerät einfach möglich sein.
  • Teilen & Zusammenarbeit: Anstatt Excel-Listen per E-Mail zu versenden, sind Werkzeuge wie Slack oder Teams gefragt.
  • Digitale Assistenten & Self-Services: Die Abhängigkeit von starren Öffnungszeiten des IT-Support soll minimiert werden, Lösungen zeitnah bereitstehen.
  • Innovationsfreude: Die IT soll Trends vorhersagen und neue Technologien am besten bereits fertig bereitstellen können, bevor sie Mainstream sind.

Ein ziemlich bunter Strauß an Anforderungen, dem die IT-Abteilung da gerecht werden soll. Und dabei bleibt es nicht: Der CIO und seine Organisation sollen diesen IT-Strauß auch noch sicher und Policy-konform betreiben, um den Ansprüchen von Compliance Officer und Datenschutzbeauftragtem gerecht zu werden. Da wartet ein großer Spagat auf die IT-Abteilung.


Quelle: Peter Janze

Digital Workplace erfordert Anpassung der IT-Organisation

Die neuen Anforderungen bringen gewachsene IT-Abteilungen von Konzernen und großen öffentlichen Verwaltungen mit einem entsprechend hohen Anteil an IT-Betriebsaufgaben ganz schön ins Schwitzen.

Eine Einheit, die sich sonst viel mit IT-Administration, Netzwerkmanagement und Release-Wechseln befasst, soll nun mit dem Anforderungstempo der Fachseite schritthalten und sie in Digitalfragen adäquat beraten. Die Geschäftsbereiche eines Digital-Workplace-Unternehmens erwarten von ihrer IT-Organisation vor allem

  • mehr Flexibilität,
  • mehr Geschwindigkeit und
  • mehr Innovationsfähigkeit

Die drei Anforderungen lassen sich nur erfüllen, wenn sich der Anteil an klassischen IT-Betriebsaufgaben prozentual deutlich verringert. Die Verwaltung des Status quo bindet zu viele notwendige Ressourcen, die für neue Themen fehlen.

Größerer IT-Apparat ist nicht die Lösung

Manch ein CIO mag als Reflex einfach nach mehr Personal rufen, das sich dann um die zusätzlichen Aufgaben kümmert. Die personelle Vergrößerung der IT-Organisation ist allerdings nicht immer möglich oder sinnvoll. Zum einen ist das Budget möglicherweise nicht im notwendigen Maße flexibel, und passende Fachkräfte sind am Arbeitsmarkt nicht gerade in Hülle und Fülle verfügbar. Zum anderen ist es durchaus interessant, dem bestehenden Team neue Perspektiven zu bieten. Das steigert deren Motivation und Unternehmenszugehörigkeitsgefühl, und das Unternehmen profitiert so von ihrem neu erlangten Wissen, das auch in die Geschäftsprozesse und Produkte einfließt. Dazu kommt: Personalaufstockungen müssen immer sehr zielgerichtet passieren, da sonst die Gefahr besteht, in Summe langsamer und unwirtschaftlicher zu werden.

Cloud-Plattform kommt Greenfield-Ansatz sehr nahe

Es gilt also, dass sich CIOs einen zweiten Weg suchen, mit dem sie die Freiheitsgrade in der IT-Organisation vergrößern: Ein selbst umgesetzter Weg ist, die aktuelle Aufstellung der IT grundlegend infrage zu stellen und eine Neukonzeption zu wagen. Der Grundfrage, die sich CIOs dabei stellen sollten, lautet: Wie würden wir die IT-Landschaft heute gestalten, wenn wir auf der „grünen Wiese“ und ohne Hürden neu anfangen könnten?

Ein Ansatz, diese Greenfield-Idee praktisch umzusetzen, ist die Einführung und Verwendung von cloudbasierten Plattformen, wie sie beispielsweise Microsoft oder SAP bieten. Insbesondere Microsofts Office 365 samt seinen angedockten Komponenten wie Geräteverwaltung, Virenschutz, dem Cloud-Rechenzentrum Azure sowie diverser integrierbarer Anwendungen von Drittanbietern vereinfachen den Weg in die Cloud ungemein.


Quelle: Peter Janze

Das Zielbild dieses Ansatzes ist, dass sich eine Cloud-Lösung wie Office 365 zum zentralen Hub der Unternehmens-IT entwickelt. Mit dem Sprung in die Cloud hält allerdings ein nicht zu unterschätzender Wandel in der IT Einzug.

Beispiel Support: Da man im Sinne des Benutzererlebnisses auf Self-Services zurückgreifen sollte, muss sich der Support nicht mehr mit den einfachen Themen wie Kennwort zurücksetzen auseinandersetzen. Das machen dann RPA- und KI-Lösungen. Im Idealfall gibt es keinen IT-Helpdesk mehr. Der Support muss sich jedoch technologisch fit halten, um Self-Service noch schneller und effizienter anzubieten. Die IT-Abteilung ist hierbei generell dem Innovationszyklus des Cloud-Anbieters ausgeliefert. Das klingt negativ, ist aber durchaus positiv zu bewerten, denn für die Cloud-Anbieter ist es Kerngeschäft, State-of-the-Art-Technologie- und Service zu liefern.

Beispiel Sicherheit: Auch beim Thema IT-Sicherheit und Datenschutz gilt die Devise, immer auf dem neusten Stand zu bleiben. Die IT muss sich permanent weiterbilden und parallel die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Fachabteilungen schulen und sensibilisieren. Der Einsatz von Cloud-Produkten bringt dabei neue Herausforderungen (aber auch Lösungsansätze) mit sich.

Beispiel Beratung: Für die IT wird es somit immer wichtiger, sich auch mit dem Thema Marketing und Kommunikation auseinanderzusetzen. Eine Aufgabe ist, ihren Kunden die regelmäßigen Neuerungen zeitnah zu vermitteln, denn ein Aussetzen oder Überspringen von Versionen gibt es in der Cloud nicht.

Praktische Erfahrungen für CIOs

Aus einem real erlebten Aufbau eines Digital Workplace in einer größeren, gewachsenen IT-Organisation lassen sich diese Learnings ableiten:

  • Der gezielte Umzug von reinen On-Premise-Lösungen vollständig in die Cloud lässt sich innerhalb kurzer Zeit schaffen.
  • Die Einführung eines Digital Workplace ist ein Projekt, das nie abgeschlossen ist. Permanente Innovationen und Weiterentwicklungen sind an der Tagesordnung.
  • Die typischen Aufgaben der IT-Abteilung verschieben sich ein Stück weit. Die IT muss unter anderem verstärkt an Marketing und Kommunikation denken. Beispiel: Wer aus einer klassischen IT-Umgebung kommt, wird mit einigen Änderungen beim Einsatz von Cloud-Technologie konfrontiert. Diese Neuerungen müssen von Anfang an regelmäßig intern kommuniziert werden. Für den Erfolg ist es ungemein wichtig, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern durch transparente Kommunikation zum Projektfortschritt, den zu erwartenden Änderungen sowie Abholen der konkreten Anforderungen mit ins Boot zu holen.

 

Fazit: Als CIO sollte man niemals vergessen, dass die IT immer stärker in den Business-Fokus der Unternehmen rückt. Es bedarf daher einer beständigen Innovation und Modernisierung, um mit den wachsenden Anforderungen Schritt halten zu können und Transformationsprozesse zu fördern. Digital Workplace bedeutet dabei nicht, dass nur die Business-Einheiten mehr Freiraum und andere Strukturen bekommen. Es ist wichtig, dass auch der CIO seinem Team die dazu notwendigen Freiheitsgrade zur Entfaltung verschafft.

Dabei dürfen sie oder er nicht den Fehler machen und auf die Anforderungen der Organisation warten – im Gegenteil: Die künftige Rolle der IT ist die des Vorreiters, der aktiv vorangeht. Die IT sollte bereits lieferfähig sein, wenn das Unternehmen die entsprechenden Wünsche äußert.

Foto: Getty Images /Good_Stock


 

Peter Janze

 

Peter Janze ist CIO & CDO der IT-Additional-Services GmbH, dem IT-Dienstleister der Versorgungsanstalt von Bund und Ländern (VBL). Mit seinem Projekt „Digital Workplace“ erreichte er die Top 5 bei der Wahl zum CIO des Jahres 2018.

 

 

 

 


 


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