Wenn Unternehmen sich reorganisieren, geht das reihenweise schief, liest man.  Das liegt unter anderem an den weiterhin unveränderten Arbeitsweisen. Dazu kommt, dass zwar die Aufbauorganisationen verändert werden, Unternehmen diese Transformation dann aber schlecht oder gar nicht kommunizieren. Die Folge: eine breite Nichtakzeptanz, häufig verbunden mit dem Verfehlen der gesteckten Ziele. Digital-Twin-Organisationen können helfen, das zu vermeiden. Denn sie verändern den Reorganisationsprozess radikal.

Im Zeitalter eines globalisierten, digitalisierten Wettbewerbs stehen Umbrüche, Neuausrichtungen und Reorganisationen auf der Tagesordnung von Entscheiderinnen und Entscheidern. Ein Blick in unsere Studie Potenzialanalyse Organisation x.0 zeigt: Jedes dritte Unternehmen hat gerade eine Neuorganisation hinter sich, mehr als jedes zweite steckt mitten drin oder plant einen Umbau. Insbesondere die Digitalisierung löst ein Umdenken bei den befragten Unternehmen aus, da der Einsatz digitalisierter Arbeitsabläufe als Heilsbringer für Optimierungen angepriesen wird.

Vor allem in der fertigenden und verarbeitenden Industrie findet derzeit weltweit eine Art 4. industrielle Revolution statt. Das bedeutet, dass die Unternehmen oftmals keine Vergleichswerte haben, wie ihre individuelle digitale Transformation genau funktionieren soll und wie sie mit der eigenen Organisation optimal in Einklang gebracht werden kann. Technologien wie Internet of Things, Robotic Process Automation, Künstliche Intelligenz und Blockchain prasseln seit Jahren auf die Managerinnen und Manager ein und bahnen sich den Weg tief in die Unternehmen. Die Erwartungen bleiben stets groß, die Effekte bleiben häufig hinter den Erwartungen zurück.

Digitale Transformationsreisen enden dann in Optimierungen. Von einer echten Reorganisation ist nicht viel zu sehen. Sobald diese Anpassungen aber weitreichende Auswirkungen auf die Organisation haben, sinken die erhofften Positiveffekte rapide. Nicht unbedingt wegen der eigentlichen Prozessergebnisse, sondern oftmals wegen der Resistenz der Organisation, diese digitale Transformation anzunehmen und zu leben. Die globale Auseinandersetzung mit dem Thema New Work in einer digitalen Ära verdeutlicht diesen Einfluss.

„Automatisiert“ bedeutet nicht gleich „digitalisiert“ bedeutet nicht gleich „digital“

Veränderungen durch digitale Transformationen der davon betroffenen Belegschaft zu erklären, ist jedes Mal eine Herausforderung. Die Kommunikation dieser „neuen Zukunft“ ist meist der Knackpunkt. Daran scheitert die Führungsebene vielfach heute noch, aufgrund des Nicht- oder auch des Schlechtkommunizierens der erwarteten Veränderungen und der Auswirkungen auf die konkreten Arbeitsabläufe eines jeden Einzelnen.

Ein gern gemachter Fehler ist, Begrifflichkeiten durcheinander zu bringen und alternierend zu verwenden. Im Zusammenhang mit der Digitalisierung von Prozessen sind im Wesentlichen drei verschiedene Prozessarchetypen auseinander zu halten, da sie unterschiedliche Nachrichten, aber auch Zielbilder und Arten von Effizienz beinhalten. Die nachfolgende Abbildung visualisiert die wesentlichen Unterschiede, wobei alle drei Archetypen den selben Output „x“ als Ergebnis erarbeiten:

Digital Twin: Organisationen vor ihrer Implementierung digital testen

Um dieses neue digitale Setup von Prozessen und einer ganzen Organisation zu finden, eignet sich der Ansatz des digitalen Zwillings (Digital Twin). In der Fertigungsindustrie ist der Begriff bereits etabliert. Dabei werden digitale Kopien physischer Produkte erstellt. Diese Zwillinge aus Bits und Bytes simulieren und verarbeiten alle Merkmale des physischen Produktes – nur eben digital.

Der Ansatz ist eine Anlehnung an die Fahrzeugentwicklung. Dort kennt man die Crash-Test-Varianten aus sogenannten CAD-Modellen (Computed Aided Design). Durch sie konnten Hersteller die Kosten für physikalische Unfallsimulationen stark senken. Dieses Konzept wurde in den letzten Jahren im Digitalen Zwilling technologisch erweitert und ermöglicht eine Beobachtung und Steuerung des Fertigungsproduktes in Echtzeit – sowohl beim alleinigen Einsatz oder auch in größeren Systemen.

Das Konzept des digitalen Zwillings lässt sich auf Prozesse und ganze Organisationen übertragen. Ein Beispiel sind Shared-Service-Organisationen. Deren sogenannten White-Collar-Prozesse sind prädestiniert für digitale Transformationen. Aufgrund der repetitiven Arbeitsvorgänge und ihrer Ende-zu-Ende-Strukturen eignen sich diese Prozesse und Organisationen für die Erstellung eines digitalen Zwillings.

Ansätze wie Process Mining helfen dabei. Sie ermöglichen es, sehr präzise Prozessanalysen durchzuführen, von denen man in der Vergangenheit nur zu träumen wagte. Anhand von Spuren, sogenannten Event Logs, werden entlang von Prozessen Messpunkte installiert. Dadurch werden Materialverarbeitungen, Durchlaufzeiten und Störungen in den Prozessen messbar und damit transparent. Analysen und Optimierungen sind nun möglich, ohne den laufenden Betrieb stören zu müssen.

Shared Services werden künftig anders gebaut – und zwar digital

Das Messen, Visualisieren, Analysieren und Verändern von Einzelprozessen lässt sich auf eine gesamte Organisation ausdehnen. Die Folge solcher Digital-Twin-Organisationen: Bewährte Methoden zur Entwicklung und Implementierung von Shared-Service-Organisationen werden aufgrund verfügbarer Technologien obsolet. Bekannte Benchmarking-Vergleiche werden irrelevant.

Das Ziel ist künftig, eine auf dem Reißbrett neu gestaltete Organisation in seiner Gänze vor der eigentlichen Implementierung Ende-zu-Ende getestet zu haben. Radikal neu gedachte Strukturen lassen sich zu einem vertretbaren Risiko und investierten Kapital prüfen, ob sich gewünschte Verbesserungen einstellen. Dazu braucht es keine realen Veränderungen, dafür aber jede Menge Testdaten, beispielsweise Mengengerüste wie „Anzahl Abrechnungen“ und vieles mehr.

Diese digitalen Zwillinge sind somit die neuen Crash-Test-Dummies, und zwar von Prozessen oder ganzen Organisationen. Eine Organisation wird getestet, ohne den laufenden Betrieb wesentlich zu behindern – geschweige denn zu verändern. Denn genau daran scheitern oftmals die traditionellen Methoden der Reorganisation: Die Ergebnisse werden erst nach den bereits vollzogenen Veränderungen sichtbar – welche oftmals mit hohen Opportunitätskosten verbunden sind.

Mit dem Digital-Twin-Organisation-Ansatz (DTO) sind somit neue Wege des Unternehmensdesigns möglich. Entscheiderinnen oder Entscheider können so den Anforderungen einer beweglichen Organisation in einer digitalen Ära stärker gerecht werden.

Wer sich dazu intensiver austauschen möchte: Sprecht mich gerne an. Ich freue mich auf Fragen Anregungen zum Digital-Twin-Ansatz für Organisationen.

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