Workshop-Modus on: kleine Abwechslungen, große Wirkung

Workshop Modus on

Wirtschaft und öffentliche Verwaltung probieren gerade jede Menge neuer Arbeitsformate und Workshop-Ansätze aus. Diese bringen den normalen Arbeitsalltag auch einmal durcheinander. Manchmal fragt man sich, wozu das gut sein soll und ob es nicht überflüssig oder sogar kontraproduktiv ist. Doch diese vermeintlich kleinen Störfaktoren sind wichtig: Sie holen uns im positiven Sinne aus der Alltagsroutine heraus und ebnen so den Weg für neue Ideen. Überflüssig sind sie nur, wenn man aus den Ergebnis nichts macht und Workshops zu bloßen Debattier-Runden verkommen.

Unternehmen und Behörden sind übergreifend gefordert, ihr Innovationsmanagement zu verbessern. Sie arbeiten daran, schneller Ideen in neue Produkte und Dienstleistungen zu verwandeln, und sie wollen das innovative Potenzial ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ausschöpfen. Das funktioniert nur, wenn die Verantwortlichen neue Impulse setzen sowie eine passende Atmosphäre und Räume schaffen. Innovations- und Kreativitätsworkshops sind dafür ein gängiger Ansatz. So bekommt man die Möglichkeit, einmal anders über die aktuellen und Zukunftsthemen – beispielsweise im digitalen Umfeld – oder auch über die Zusammenarbeit im Team nachzudenken.

Workshops als Baustein des Innovationsmanagements verstehen

Wichtig ist dabei: Workshops und Kreativmethoden haben keinen Selbstzweck und können immer nur Teil des Innovationsmanagements sein. Design Thinking erfordert beispielsweise als mächtiger Ansatz ein großes Maß an Erfahrung und einen absoluten Kundenfokus. Falsch oder halbherzig in Form losgelöster Impuls-Workshops eingesetzt, werden die gewünschten Ergebnisse ausbleiben. Ideen können nur zielgerichtet erarbeitet und verifiziert werden, wenn organisatorisch und bei den formalen Arbeitsvorgaben grundlegend Veränderungen vorgenommen werden. Dazu zählt beispielsweise, dass normale Arbeitsabläufe mit den Workshops und neuen Arbeitsmethoden verzahnt werden. Die Ergebnisse sollen schließlich dem Kerngeschäft nutzen.

Workshops im Rahmen von Innovationsprozessen begreifen und methodisch vorgehen

Am Beispiel Design Thinking lässt sich zudem gut zeigen, was Workshops noch können: neue Formate und Methoden nutzen, um einen Perspektivwechsel zu erreichen. Es gibt viele Methoden, die den Nutzer, sein Umfeld und seine Probleme in den Fokus rücken. Die Workshop-Teilnehmerinnen und -Teilnehmer können Interviews führen, Brainstormings mit der Methode „Pains & Gains“ durchführen und Personas oder Customer Profils erstellen. Alle Methoden helfen in dieser Workshop-Phase zu verstehen und zu erfassen, was die konkrete Anforderung ist, die im weiteren Vorgehen gelöst werden sollen.

Für Folge-Workshops, in denen für die erfassten Problemstellungen Lösungen erarbeitet werden sollen, eignen sich Methoden wie Crazy 8, wiederum Brainstorming-Ansätze sowie die SCAMPER-Methode. Mit diesen Methoden erzeugen Workshop-Teilnehmende in kurzer Zeit viele Lösungsmöglichkeiten und besitzen so eine große Bandbreite an Optionen für die Weiterbearbeitung.

In der Prototyping-Phase geht es dann um handfeste Ergebnisse. Hier fokussieren sich die Teilnehmerinnen und Teilnehmer nur auf eine Lösung (oder eine Kombination von Lösungen), die sie am geeignetsten für die Nutzersituation halten. Resultat dieses Workshops ist schließlich ein haptischer Gegenstand, eine Ideenskizze oder eine Software, welche man testen, hinterfragen und weiterentwickeln kann.

Querdenker sollten in keinem Workshop fehlen

Ein häufiger Fauxpas ist, Workshops nur mit einem fest eingespielten Team zu besetzen. Die Gefahr besteht, dass dadurch gewohnte Strukturen nicht aufgebrochen werden. Der eigentliche Effekt, aus der Routine herausgeholt zu werden, geht damit verloren. Wir empfehlen immer, für Interdisziplinarität zur sorgen. Unternehmen können Expertinnen und Experten anderer Themen sowie Studierende als Querdenker dazu bitten und das unbeeinflusste Denken als Input mit den eigenen Praxisansätzen zu kombinieren.

Nach dem Workshop ist vor dem Transfer in die Praxis

Richtig designed, können Workshops somit ein nützlicher Baustein im Innovationsmanagement von Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung sein. Die eigentliche Arbeit beginnt allerdings nach den Workshops: Der Transfer der Erkenntnisse aus den Workshops in das Tagesgeschäft ist die Phase, in der sich entscheidet, ob sich der Aufwand gelohnt hat und ob sich das Format im Unternehmen dauerhaft etabliert.

Essentiell ist, jedes besprochene Detail zu dokumentieren. Die Aufarbeitung durch ein Fotoprotokoll ist das Minimum, damit die Ergebnisse im Nachgang erhalten bleiben. Ein solches Protokoll eignet sich im ersten Schritt als Wissensspeicher, aber nicht unbedingt zur Weiterverarbeitung. Besser ist, das Wissen in einem zweiten Schritt auf gemeinsam genutzte Kollaborationsplattformen zu übertragen. Das fördert die breite Verwendung im Unternehmen und steigert die Wahrscheinlichkeit, dass aus Ideen auch Innovationen entstehen.

Professionelle Workflow Tools sind nicht zwingend. Oftmals bietet die Firmen-IT mehr Möglichkeiten, als man auf den ersten Blick denkt. Bereits mit Microsoft Teams lassen sich Gedankengänge oder Lösungen in Form einer Mindmap oder Matrix darstellen. Gleichzeitig sollten aus den im Workshop vereinbarten Next Steps konkrete und messbare Arbeitspakete entwickelt werden, die im Planner mit Verantwortlichkeiten festgehalten werden. So vermeiden die Verantwortlichen, dass aus Next Steps keine Lippenbekenntnisse werden.

Kontinuität ist immens wichtig. Dazu gehört auch das ständige Hinterfragen, ob die Workshop-Ergebnisse in der Praxis taugen und ob irgendwo Hindernisse zum Showstopper werden können. Das mittlerweile etablierte iterative Vorgehen ermöglicht es, die erstellten Prototypen immer wieder auf den Prüfstand zu stellen und mithilfe von Folge-Workshops weiterzuentwickeln.

Für das schnelle Erstellen von Modellen und direkte Verproben eignet sich das Prinzip des „Rapid Prototyping“.  Um dieses Prinzip auf digitale Innovationen zu übertragen, haben sich spezialisierte Tools wie Balsamiq sowie so genannte Low-Code-Plattformen bewährt. App-Prototypen und andere Software-Blaupausen lassen sich durch eine vereinfachte Konfiguration schnell umsetzen.   

Je nach Reifegrad des Prototyps sollte das Projekt – intern oder mit externer Beteiligung – entweder mit agilen Methoden weiterverfolgt und umgesetzt werden. Oder, sofern die Idee komplett im Detail ausgearbeitet ist, eignen sich klassische Projektansätze. Das konkrete Umsetzungsprojekt können Unternehmen ebenfalls nach dem Design-Thinking-Prinzip in die Phasen „Problem erkennen – Lösungen finden – Umsetzen“ einteilen.  

Unsere Empfehlung: Im eigenen Unternehmen oder der eigenen Organisation gibt es oftmals schon Experten für die Moderation von Workshop-Formaten. Wenn man diese Personen mit ihrer Erfahrung in die Planung und Umsetzung einbezieht, fällt es oftmals leichter und das eigene Team kann geschlossen an der eigentlichen Aufgabenstellung arbeiten.

Foto: Getty Images / HAKINMHAN


Elena Gehring

Elena Gehring ist Beraterin im Geschäftsbereich Public Sector. Im Team Management Consulting ist sie Expertin für Innovationsmanagement. Ihr Spezialgebiet: Design und Moderation von Design Thinking-Workshops sowie weiteren Formaten, beispielsweise Lego® Serious Play®.


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