#wirvsvirus Hackathon: 4 von 43.000

#wirvsvirus Hackathon
Sopra Steria
durch

Vergangenes Wochenende wurden wir Zeuge von Deutschlands größtem Hackathon, so die Bundesregierung. Fast 43.000 Menschen haben beim #wirvsvirus Hackathon von Freitag bis Sonntag Ideen entwickelt, die mit digitalen Mitteln Probleme in Verbindung mit dem Corona-Virus (COVID-19) lösen. Jana, Janina, Katrin und Martin aus dem Public Sector Team von Sopra Steria waren vier von ihnen.

Die Regierung hatte den Hackathon am vergangenen Mittwoch angekündigt. Aufgerufen waren nicht nur Programmierer, sondern auch Projektmanager und andere Problemlöser sowie Designer und andere Kreative. Drei Kolleginnen und ein Kollege berichten im Interview, wie sie den Hackathon erlebten.

Ihr vier habt am #wirvsvirus Hackathon teilgenommen. Wie habt Ihr von dem Aufruf erfahren?

Janina:  Ich habe über Twitter von dem Event erfahren. Die Bundesregierung hat den Hackathon zusammen mit sieben zivilgesellschaftlichen Initiativen organisiert. Diese sind gut vernetzt und aktiv auf den einschlägigen Plattformen. So konnte sich der Aufruf zur Einladung schnell streuen.

Jana: Bei mir war es ebenfalls ein Tweet, direkt vom Account @WirvsVirusHack der Bundesregierung. Ich war begeistert von der Schnelligkeit, wie dieser Hackathon aus dem Boden gestampft wurde. Ich hatte kurz überlegt, ob ich selbst eine Idee als Patin einreiche. Allerdings wollte ich gerne in einem Team mitarbeiten. Die Anmeldung ging unbürokratisch über die Webseite.

Katrin:  Gelesen habe ich die Ankündigung bei Spiegel online. Ich wollte so etwas schon immer mal machen, hatte aber Bedenken, weil ich ja gar nicht „hacken”, sprich programmieren kann. Da in dem Aufruf explizit drin stand, dass keine Programmierkenntnisse erforderlich sind, habe ich mich gleich angemeldet.

Martin: Ich habe über mein Freundesnetzwerk bei Facebook von der Veranstaltung erfahren und war gleich fasziniert.

Janina, du warst Mentorin, wie genau ging es weiter?

Janina: Auf der Webseite wirvswirushackathon.org konnte man sich entscheiden: Will ich als Teilnehmerin eine konkrete Idee einbringen, als Mentorin mit Expertise oder als Patin mit einem Themen-/Sponsorangebot unterstützen.

Ich war als Mentorin dabei. Die erste Aufgabe war die Moderation eines Slack-Kanals. Per E-Mail bekamen wir ein Briefing. In einem Auftakt-Call am Freitagmorgen wurden Einzelheiten erklärt.

Am Nachmittag ging es dann los: Die Organisatoren haben die etwa 500 Mentorinnen und Mentoren verschiedenen Themenbereichen zugeordnet.  Je zwei Moderatoren haben einen Kanal moderiert, und uns wurde „eine Flut an Teilnehmern“ versprochen. In einem Youtube-Live-Video haben die Organisatoren am Abend dann auch die Teilnehmerinnen und Teilnehmer begrüßt, und dann füllten sich die einzelnen Slack Channels.

Und als Teilnehmerin oder Teilnehmer – wie ist man eigentlich zu den Teams gekommen, in denen am Ende mitgearbeitet wurde?

Martin:  Über die Plattform Airtable konnten wir uns nach passenden Themen umschauen. Bei zwei Themen, eines davon hatte den Namen „Offene_Ohren“ war ich am Entscheidungsprozess der Toolchain (Anm. der Red.: systematische Sammlung von Programmen für die Sofwareentwicklung) beteiligt. Ich konnte aber bei den dann verwendeten Techniken am Ende nichts zu beitragen.  Ich hätte die Teams somit nur gebremst („learn for the project, not on the project!“).

Zwei Anfragen habe ich über das Google-Sheet für „Arbeitssuchende” bekommen – AppPointment und Booblepay. Die Teams suchten Datenbank-Architekturen für ihre Lösungen. Das war das Richtige Thema für mich.

Katrin:  Meine größte Motivation als Mutter war, einen Beitrag zu leisten, damit Homeschooling ein bisschen schneller anläuft – also viel Eigenmotivation. Ich habe ebenfalls auf Airtable gezielt nach Themen in diesem Umfeld gesucht. Dann schrieb mich ein Mentor aus einem dritten Team an, ob ich nicht Lust hätte, mitzumachen. Hatte ich, und schon war ich mittendrin. Dort war es super. Es waren so unterschiedliche Kompetenzen vertreten und allesamt hochmotiviert. 

Jana: Eigentlich wollte ich mich mit dem Thema staatliche Kommunikation beschäftigen. Den ersten Abend habe ich damit verbracht zu schauen, welche Themen es gibt und wo ich meine Erfahrung am besten einbringen kann. Am Samstagvormittag war es dann schnell klar: Ein Team im Bereich „Öffentlicher Sektor“ hat sich mit einer Idee für eine Plattform beschäftigt, die den Entscheidungsträger die Möglichkeit bietet, Daten zur aktuellen Situation gesammelt zu zeigen. Es war toll, dass so viele verschiedene Personen in dem Team mitgearbeitet haben – also habe ich mich und meine Kompetenzen im Team kurz vorgestellt – und zack ging‘s los.

Janina: Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer haben sich eigenständig den themenspezifischen Slack-Channels zugeordnet, ich als Mentorin habe sie empfangen. In einem Channel zum Thema „Wie können wir die generelle Kommunikation verbessern?” haben sich etwa 50 Personen versammelt. Meine Aufgabe war es dann, die Ideen zu sondieren und bei der Teambildung zu unterstützen.


Ihr erwähntet, die Teams waren sehr divers zusammengestellt. Wer hat mit wem gearbeitet?

Jana: Als bunt gemischtes Team haben wir schnell erkannt, was die Stärken der Einzelnen sind – und haben sie gezielt einsetzen können: vom Kontakt zu Bürgermeistern über die IT-Entwicklung bis zum Design. Was aus meiner Sicht sehr gut war, wir hatten Personen dabei, die z.B. im Feuerwehrbetrieb aktuell genau vor der Herausforderung stehen, dass sie schnelle aktuelle Daten zur lokalen Lage benötigen. So konnten wir schnell die Nutzersicht verstehen und mit unserer Lösung drauf eingehen. Zusätzlich zu den eigenen Erfahrungen haben wir viele Interviews geführt. Es war toll zu sehen, wie schnell sich z.B. Bürgermeister erklärt haben, uns einige Fragen zu beantworten.

Katrin: Unser Team war ebenfalls bunt gemischt. Uns allen gemeinsam war, dass wir es gewohnt waren, in Projekten zu denken und zu arbeiten. So waren nach der Ideensammlung die Arbeiten schnell verteilt. Motivierend war es, ganz neue Formen der Zusammenarbeit und neue Tools auszuprobieren. Ich hätte nie gedacht, dass ich sonntags den Wecker stelle, um gleich wieder – mit noch nassen Haaren vom Duschen – mit ganz fremden Leuten im Video-Morning-Call vor dem Rechner zu sitzen. Vielleicht war es genau diese Offenheit, die auch Mut gemacht hat zu fragen, wenn jemand etwas nicht verstanden hat und die uns die Ideen der anderen hat wertschätzen lassen.

Rund 1.200 Ideen sind entstanden. Könnt ihr eure kurz vorstellen – quasi als Management Summary?

Katrin: Unser Ergebnis ist ein Onlineschooling-Wiki-Portal, um möglichst vielen Nutzern digitale Lernangebote zur Verfügung zu stellen. Es gibt bereits unglaublich viele Tools, Inhalte, Selbstlehrgänge, Apps, etc., die fürs Onlineschooling genutzt werden. Lehrer sind größtenteils nicht auf die aktuelle Situation vorbereitet und müssen improvisieren. Das gilt ebenso für die Eltern, die einen Großteil des Unterrichts ohne Vorwissen und Unterstützung eigenständig organisieren.

Unser Ziel war es, nichts neu zu erfinden, sondern einen Überblick zu geben über das, was es gibt. Mit der Möglichkeit, dieses nach Auswahlkriterien zu filtern und so das eigenen virtuelle Klassenzimmer kurzfristig aus bestehenden Puzzlesteinen auf die Beine zu stellen.

Das Portal gaben wir mittlerweile bei Schulleitungen, Senatoren, Bildungsministerien etc. bekannt gemacht und bekommen super tolle Rückmeldungen für den pragmatischen Ansatz.

Quelle: https://www.youtube.com/watch?v=gX3RcW2q_Ek

Jana: Unsere Lösung – das „Gemeinde-Cockpit” – bietet die Möglichkeit, Bürgermeistern und anderen Entscheidern in den Kommunen wichtige regionale Kennziffern zusammenzustellen, damit sie wichtige Maßnahmen ergreifen können.  

Die Verantwortlichen in  den Kommunen müssen weitgreifende Entscheidungen treffen – von Ausgangsbeschränkungen über Ladenschließungen bis hin zu Personalverlegung. Aktuelle und einfach verständliche Daten stellen die Beschlüsse von solcher Tragweite auf eine solide Grundlage und beschleunigen den Entscheidungsprozess. Vielerorts wird allerdings mit analogen Mitteln und Medienbrüchen gearbeitet: Es gibt Personen, die die Daten per Fax übermitteln, andere nutzen WhatsApp oder Microsoft Teams zur Koordination.

Nicht jede Einrichtung des Landkreises kämpft direkt gegen das Virus. Sie kämpfen darum, ihre normalen Aufgaben der Daseinsvorsorge noch bestmöglich erfüllen zu können. Deshalb sind Kennziffern nötig, die klar erkennbar machen, ob es zu kritischen Beeinträchtigungen kommt. Das können auch Ausfälle von Löschfahrzeugen, Heizungsanlagen, Wasserversorgung, Abwasserentsorgung, etc. bedeuten.

Das Gemeinde-Cockpit hilft, die Daten schnell zu erfassen und stellt sie den Verantwortlichen übersichtlich zusammen.

Quelle: https://youtu.be/Brd9aguB6do

Das Ganze fand ja nun nicht irgendwo an einem zentralen Ort statt. Mit welchen Tools habt Ihr kommuniziert und euch ausgetauscht?

Janina: Die Mischung an Tools hat es ausgemacht. Die Organisatoren haben einige Tools zur Verfügung gestellt, aber es gab keinen Zwang. Mitwirkende haben sich selbst organisiert, jede oder jeder nach seinem Bedarf. Ich habe folgende Tools mitgekriegt:

  • Slack war die Plattform für die Kommunikation zwischen allen fast 43.000 Mitwirkenden.
  • Auf Google-Hangout, via Zoom oder Discord haben sich Teams abgestimmt.
  • Google-Drive und Google-Docs dienten offiziell als Dokumentenmanagement.
  • Auf Devpost wurden die tatsächlichen Lösungen entwickelt.
  • Eingängige Messenger-Dienste, je nach Bedarf, waren natürlich auch nicht verboten.

Martin: Da viele Projekte GitHub als Ablageort für den Code genutzt haben, wurde auch dort einiges über das Kanban-Board gelöst. Als Sprachchat wurden zum Beispiel Discord  und Mumble eingesetzt.

Welche Hürden musstet Ihr überwinden?

Jana: Wirkliche Hürden gab es eigentlich gar nicht. Das ist aus meiner Sicht ein großes Learning: Wir kannten uns nicht, haben uns auch vorher noch nie gesehen und es ist trotzdem innerhalb von kurzer Zeit ein mächtig guter Spirit entstanden. Unsere Kommunikation lief über Slack, Videokonferenzen haben uns aber schnell geholfen, Entscheidungen zu treffen –  und das per Handzeichen. Da am Anfang jeder kurz von seinen Kompetenzen erzählt hat, war auch die Aufgabenteilung sehr schnell klar.

Und irgendwie hat auch der Zeitdruck geholfen.

Katrin:  Ich hatte nach den ersten beiden Teams kurz mal das Gefühl, das sei jetzt nicht die beste Idee für das Wochenende. Es hängt wirklich davon ab, dass das Team passt. Umso besser war es dann im dritten Team. Außerdem muss die Familie mitziehen, das war für einige leider der Grund, aufzuhören.

Dorothee Bär sagte am Ende des Hackathons „Es war vielleicht der erste ganz große Hackathon, aber ich hoffe, dass es nicht der letzte war“. Wie sieht es im Kleinen aus: Wie geht es mit Euren erarbeiteten Ideen und Lösungen nun weiter?

Jana: Für uns wird es auf jedem Fall weitergehen.

Katrin: Wir haben so viele tolle Rückmeldungen von potenziellen Mittlern und Usern bekommen, das motiviert. Einige Teammitglieder sind auch noch dabei, nachzubessern am Portal. Und wir versuchen, die etwas unübersichtlichen vielen Ergebnisse verschiedener Projekte zum Thema Homeschooling zu bündeln und als Linksammlung mit Kurzbeschreibungen an die Bildungsministerien der Länder zu schicken. Ich weiß aus eigener Erfahrung, dass dort gerade Teams auf Hochtouren versuchen, Lösungen zu finden – vielleicht könnten unsere Ideen und die aus anderen Projekten ja Ansätze bieten.

Martin: Ich plane, eine der Ideen an anderer Stelle zu implementieren.



Was nehmt Ihr mit aus dem #wirvsvirus Hackathon, persönlich und für den Job?

Janina: Video-Konferenzen sind um einiges besser als Telefonkonferenzen, wenn sich mehr als zwei Personen austauschen wollen. Organisiertes Chaos funktioniert, wenn alle Mitwirkenden motiviert sind und eine klare Rolle zugewiesen bekommen haben. Dokumente gemeinsam gleichzeitig und cloudbasiert zu erstellen, funktioniert und beschleunigt Dinge ungemein (übrigens auch bei diesem Interview).

Jana: Ich glaube, dass wir als Beraterinnen und Berater Dinge schon sehr schnell umsetzen und es gewohnt sind, an getrennten Orten zu arbeiten. Trotzdem war es die Geschwindigkeit im Team – schnell Dinge zu entwickeln und noch schneller Prototypen zu haben – die sehr viel Energie freisetzen. Natürlich funktioniert das am besten mit Menschen, die Lust auf ein Thema haben. Was ich gelernt habe, man muss sich nicht unbedingt kennen. Es braucht nur eine Idee, einen Rahmen und die richtigen Tools.

Katrin: Motivation ist alles, die Struktur ergibt sich dann schon. Toll war auch die Wertschätzung untereinander – es gab keine Hierarchie, jeder hat seinen Beitrag geleistet. Die Tools waren super. Und auf meine Familie ist Verlass, die hat sich selber beschäftigt und mich mit Kaffee versorgt.

Martin: Dito. Wenn Du und die Menschen, die Dir helfen sollen, für eine Sache brennen, kann man Vieles erreichen. Wenn eine Führung einen Rahmen bietet, organisieren sich motivierte Mitarbeiter von ganz allein.

4 von 43.000 im #wirvsvirus Hackathon

Janina Gera

Bild von Janina Gera - Sopra Steria

Janina Gera ist Senior Consultant für Organisationsentwicklung und Change-Management für Kunden der öffentlichen Verwaltung. Sie bloggt darüber, wie Veränderungen nachhaltig gestaltet werden. Dazu gehört vor allem, Nutzerinnen und Nutzer fortlaufend zu beteiligen und deren Bedarfe in den Mittelpunkt zu rücken.

Jana Janze  - Sopra Steria

Jana Janze ist Managerin Public Sector und verantwortet mit der Unit „Innovation“ einen in der öffentlichen Verwaltung stark wachsenden Bereich. Ihre Themenschwerpunkte sind das Innovationsmanagement und das User Experience Design.

Katrin Krüger - Sopra Steria

Katrin Krüger ist Senior Consultant für Organisationsentwicklung und berät ebenfalls Kunden in der öffentlichen Verwaltung.

Martin Roos - Sopra Steria

Martin Roos ist Consultant und berät Kunden der öffentlichen Verwaltung im Team Bund und Länder. Aktuell programmiert er Anwendungen für das BundesPresseAmt.


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