Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der öffentlichen Verwaltung haben Lust auf kreatives Arbeiten und die Modernisierung des Public Sector. Das wurde auf dem Creative Bureaucracy Festival (20.-21.09. in Berlin) mehr als deutlich. In unseren Workshops haben wir erlebt, wie gut die vermeintlichen Gegensätze Kreativität und Bürokratie zusammenpassen – wenn die passenden Werkzeuge beherrscht werden.

Als einer der größten Verwaltungskongresse Deutschlands lieferte das Festival Impulse für die Digitalisierung und einen bürgerorientierten öffentlichen Sektor. Es trafen sich Innovationsagenturen von nationalen Regierungen, Stadtbehörden und kommunalen Verwaltungen weltweit, um Innovationsstrategien und Themen der Zusammenarbeit mit der Zivilgesellschaft und Digitalisierungsstrategien für Staat und Verwaltung zu diskutieren. Sopra Steria Consulting war dieses Mal Programmpartner des Festivals.

3 Managementbausteine bieten Spielräume zur kreativen Arbeit

Unser Public-Sector-Team diverse Workshops. Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer hatten die Gelegenheit, die einzelnen Managementdisziplinen für die Modernisierung der öffentlichen Verwaltung genauer kennenzulernen und Werkzeuge auszuprobieren.

Strategie, Innovationsmanagement und Change Management für einen Kulturwandel liefern Rahmenbedingungen und Spielräume, um Modernisierung kreativ zu gestalten.

Die zentralen Bausteine einer kreativen Bürokratie sind Strategie, Innovationsmanagement und Change Management. Diese drei Disziplinen liefern die Rahmenbedingungen und Spielräume, um Modernisierung kreativ zu gestalten – nicht nur für Amtsleitungen und Führungskräfte. Die Amtsleitung schafft zwar die Voraussetzungen, damit innovative Ideen eingebracht und umgesetzt werden können, Beraterinnen und Berater unterstützen mit Methoden, Werkzeugen und einer externen, übergreifenden Perspektive. Wie die Modernisierung stattfindet, liegt jedoch maßgeblich in den Händen der betroffenen Akteure der Veränderung. Und das sind die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der öffentlichen Verwaltung.

In den Workshops haben wir immer wieder darauf gepocht, wie wichtig eine Strategie ist. Sie ist die Voraussetzung für gelingende Modernisierung, sonst droht blinder Aktionismus. Zu Beginn des Strategieprozesses steht die Formulierung einer Vision, die den Soll-Zustand beschreibt. Sie benennt, was die Organisation sein will und gibt Orientierung für ihre Handlungsprioritäten. Aus dieser Vision wird eine Strategie entwickelt aus der langfristige Ziele und Maßnahmen abgeleitet werden. Damit wird im Auge behalten, was es zu erreichen gilt.

Mit der Strategie als Kompass liefert das Innovationsmanagement die passenden Werkzeuge zum Finden, Konkretisieren und Umsetzen von Ideen für mehr Bürgerservice, mehr Effizienz und neue Ansätze für die Zusammenarbeit. Für die verschiedenen Fragestellungen gibt es unterschiedliche Werkzeuge, die so konzipiert sind, dass sie die Bearbeitung frei von Hierarchien zulassen – eine direkte Beteiligung von Bürgerinnen und Bürgern wird ermöglicht. Das Innovationsmanagement bietet so Raum – physischen Raum zur gemeinschaftlichen Arbeit und zeitlichen Freiraum – sich mit einer innovativen Idee auseinanderzusetzen. Das Ziel ist, zeitnah nach Einbringen einer aussichtsreichen Idee, Prototypen zu erstellen, die gemeinsam mit allen, die von der Fragestellung betroffen sind, getestet werden. Kurze Iterationen lassen schnelle Anpassungen zu. Das Innovationsmanagement stellt damit sicher, dass gute Ideen aufgegriffen, schnell eingeschätzt und weiterentwickelt werden.

Innovationen bedeuten Veränderungen für die tägliche Arbeit, beispielsweise neue Abläufe, neue technische Hilfsmittel, neue Kontakte zu Kolleginnen und Kollegen. Change Management begleitet diesen Prozess. Wir verstehen Change Management dabei als Antrieb, das im Unterschied zum reinen Akzeptanzmanagement fortlaufend integrativ arbeitet, indem es von Anfang an die verschiedenen Stakeholder befähigt, die Veränderung zu gestalten. Dadurch schaffen wir eine Kultur, in der sich die Menschen mit der Modernisierung ihrer Behörde identifizieren, weil sie sie selbst gestalten. Innovationen sind damit nicht nur effektiv und effizient, sondern auch nutzerfreundlich und nachhaltig.

Was der Public Sector jetzt braucht, sind kreative Köpfe

Modernisierung funktioniert nur mit kreativen Menschen, die Modernisierung leben. Kultureller Umbau plus gleichzeitiges Erfüllen hoheitlicher Aufgaben gelingen nur mit den richtigen Talenten. Und die kommen nur, wenn die Employer Brand stimmt. Alleinstellungsmerkmale sind in jeder öffentlichen Einrichtung vorhanden, sie werden allerdings noch zu wenig genutzt, um für sich zu werben.

Für eine glaubhafte Arbeitgebermarke müssen interne und externe Sicht übereinstimmen. Dazu gehört zunächst festzustellen, was die eigene Behörde oder das Ministerium als Arbeitgeber einzigartig und attraktiv macht, um dieses Alleinstellungsmerkmal in alle Richtungen zu kommunizieren. Dabei sind die besten Botschafter die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter selbst.

Die Nutzer-Bedarfe sind die Treiber der Transformation – nicht die Technik

In den Gesprächen auf dem Festival wurde eines immer wieder deutlich: Die Verwaltung technikgetrieben zu transformieren, ist nicht nachhaltig. Stattdessen muss herausgefunden werden, wo und wie Digitalisierung und Modernisierung tatsächlich unterstützen und befähigen können, die öffentliche Verwaltung effizienter und serviceorientierter zu gestalten. So kann sich die Verwaltung an Lebenslagen anpassen und Freiräume für Interaktionen zwischen Bürgerinnen und Bürgern sowie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter schaffen.

Verwaltungsleistungen müssen zudem mit den Erwartungen der Bürgerinnen und Bürger schritthalten. Der Public Sector ist an vielen Stellen gefragt, dynamischer und zielgerichteter vorzugehen, um das vorhandene Vertrauen der Bevölkerung nicht zu verspielen. Sie kann online Bankgeschäfte abwickeln und Versicherungen abschließen – das prägt die Anforderungen an den Staat.

Das Creative Bureacracy Festival hat gezeigt, dass die Akteure des öffentlichen Sektors bereit sind, die Transformation zu gestalten. Jetzt gilt es, sie in ihrem kreativen Arbeiten zielgerichtet mit den richtigen Methoden und Werkzeuge zu unterstützen.

Beraterinnen und Berater befähigen Workshopteilnehmer mit diversen Methoden und Werkzeugen und einer externen Perspektive, damit sich die Verwaltung selbst modernisiert.

Gruppenfoto: Creative Bureacracy Festival