Was in anderen Teilen der Welt in der Tech-Branche schon fast selbstverständlich ist, wird hierzulande, in großen Teilen Europas, noch immer sehr kritisch gesehen: dezentrale Organisationsstrukturen. Alexander Johann Eser präsentiert seine Erfahrungen eines virtuell organisierten Unternehmens aus der Sicht eines Startups.

Dass sich Unternehmen dezentral organisieren können und dies auch funktioniert , zeigen die Teams von WordPress oder auch Basecamp. Wir von Kaufberater.io haben uns vor einigen Monaten ebenfalls dazu entschlossen und es nicht bereut.

Wovon genau sprechen wir?

“Home-Office” ist ein etwas weiter verbreiteter Begriff, der zwar nicht exakt erklären kann, was ein dezentral organisiertes Team ausmacht, aber dafür auch jenen Personen weiterhilft, die sich in der digitalen Arbeitswelt nicht so genau auskennen. Ein “ständiges” beziehungsweise “flexibles Home-Office” trifft es schon eher. Ausschließlich digital organisierte Unternehmen kommen ohne Hauptquartier, ohne festes Büro aus. Somit kann ein Mitarbeiter auch nicht mal für einen Tag von zu Hause aus arbeiten. Er arbeitet immer zu Hause. Oder im Kaffeehaus. Oder am Strand.

Was für viele Arbeitnehmer paradiesisch klingt, ist aber nicht so einfach. Viel Kommunikation, Absprachen und Disziplin jedes Einzelnen sind gefragt. Zwar kann der Kollege oder Chef nicht mal eben hinter einem stehen und überwachen, was man so treibt. Dieser Vorteil wird aber genau dann zum Nachteil, wenn ein Problem auftaucht und man dieses entweder schriftlich korrekt und umfangreich beschreiben oder sich erst einen Termin zum Video Chat organisieren muss.

Viele Tools für ein gemeinsames Ziel

Der Video Chat ist übrigens nur eines – aber ein sehr wichtiges – der vielen digitalen Hilfsmittel, die für dezentrale Organisationen unerlässlich sind. Bei Kaufberater.io gibt es fixe wöchentliche Team-Besprechungen über Skype oder ähnliche Dienste wie Zoom oder Google Hangout. Nicht immer ist dazu auch das Bild nötig, wobei Screenshare, zu deutsch: das Teilen des Bildschirms, viele Unklarheiten beseitigen kann.

Ergänzt werden diese Gesprächsrunden von Messenger-Diensten, die tagtäglich das klassische Großraumbüro ersetzen. Wer gerade arbeitet, ist auch im Chat online. Hier hat sich für uns Slack etabliert, viele große Unternehmen mit Microsoft-IT nutzen auch Yammer. Dank mehrerer Gruppen und in diesen wiederum verschiedenen Channels lässt sich gut die Übersicht behalten und eine Organisations-Hierarchie abbilden. Verschiedene “Arbeitsgruppen” innerhalb des Teams können effizient über ihre Themen kommunizieren.

Ebenso nützlich und fast unerlässlich für virtuelle Teams sind Management Tools wie Asana oder das zu Beginn erwähnte Basecamp. Langfristige und kurzfristige Ziele und Aufgaben, die im Meeting oder im Chat abgesprochen wurden, können dort festgehalten und mit zuständigen Personen sowie Deadlines versehen werden. So wird nichts vergessen, sondern im schlimmsten Fall nur verschoben.

Das ist leider manchmal nötig und zeigt sehr gut einen der größeren Nachteile einer (fast) komplett digitalen Kommunikation. Wenn zu viele Ideen und Aufgaben auf einmal umgesetzt werden wollen, überschneiden sich viele Arbeiten und es können Missverständnisse entstehen. Gerade dann ist eine klare, für alle sichtbare, Aufgabenteilung wichtig. Nur dadurch kann die dezentrale Organisation ihre großen Vorteile ausspielen.

Jederzeit und überall am Werk

Da alle notwendigen Dateien und Webseiten zentral auf Servern gespeichert sind, kann von nahezu überall und jederzeit gearbeitet werden. Für Daten-Sharing empfiehlt sich beispielsweise die Google G Suite oder Microsoft Sharepoint. Diese verhindern, dass zahlreiche E-Mails mit verschiedenen Versionen eines Dokumentes kursieren und man zwangsläufig irgendwann den Überblick verliert. Dank Real-Time-Updates arbeiten hier mehrere Kollegen auch bequem gleichzeitig an Dateien und es wird angezeigt, wer das Dokument aktuell geöffnet hat. Zudem lässt sich exakt einstellen, wer worauf Zugriff hat und welche Berechtigungen dann gelten.

Ein Mitarbeiter eines virtuellen Teams ist, sobald ein Internetzugang gewährleistet ist, also ortsunabhängig. Ein weiteres Asset ist die meist freie Zeiteinteilung. Das Internet ist von Öffnungszeiten oder Mittagspausen entkoppelt. Solange Aufgaben innerhalb der Deadlines und wie abgesprochen erledigt werden, ist die exakte Zeit Nebensache.

Wenn Uhrzeiten keine so große Rolle spielen, ermöglicht das einer dezentralen Organisation auch, ihre Angestellten rund um den Globus zu verteilen. Unterschiedliche Zeitzonen erfordern natürlich noch genauere Absprachen, aber beeinträchtigen das Vorankommen des Teams sonst nicht erheblich. Egal ob die Mitarbeiter nun häufig reisen, wie wir bei Kaufberater.io, oder bestimmte Spezialisten nicht im eignen Land zu finden sind – eine komplett virtuelle Organisationsstruktur macht vieles möglich.

Attraktiv für das Recruiting

Talente anzuwerben, die nicht in der Nähe wohnen, macht diese Organisationsform damit für die Personalarbeit attraktiv. Wo die Firma gegründet wurde, spielt für die zukünftigen Mitarbeiter nur eine untergeordnete Rolle und der Arbeitgeber kann Leute unabhängig von örtlichen Gegebenheiten einstellen. Zudem können Unternehmen schneller expandieren, wenn sie keine Büroräume, inklusive technische Infrastruktur anmieten müssen.

Fakt ist: Es wird durchaus immer Branchen geben, in denen sich ein virtuelles Modell nicht durchsetzen kann. Doch auch für renommierte Konzerne ist eine dezentrale Organisationsform in einzelnen Bereichen durchaus eine Alternative zum klassischen Großraumbüro. Das gilt zum Beispiel für neu gebildete digitale Einheiten, die losgelöst vom Mutterschiff neue Geschäftsmodelle auf der grünen Wiese entwickeln. Für diese internen Startups lohnt es sich zu prüfen, ob die eine flexible Arbeitsstruktur nicht die bessere ist. Gelingt es, wichtige Tools richtig einzusetzen und Aufgabenzuteilung sowie Deadlines klar zu regeln, lässt sich eine Firma auch virtuell sehr gut und effizient leiten.