Die weltweite Corona-Pandemie verstärkt den Druck auf Unternehmen, Kosten und Ressourcen einzusparen und Abläufe zu optimieren. Doch operative Effizienz ist kein saisonaler Agendapunkt. Auch vor Corona bestimmte das „E-Wort“ die Board-Meetings der Manager, und Digitalisierung sitzt als Antreiber und Helfer mit am Tisch.

Mit der zunehmenden Digitalisierung der Wirtschaft und der Gesellschaft ist das Erreichen von Effizienz noch einmal wichtiger geworden. Das bestätigen sechs von zehn der für unsere Studie Potenzialanalyse Operative Effizienz befragten Entscheider. Digitalisierung zwingt zur operativen Effizienz, weil sie schonungslos künstliche Marktbarrieren einreißt und damit den Wettbewerb um die schnellste Lieferung, das günstige Produkt, den einfachsten Service und das beste Kundenerlebnis massiv anheizt.

Digitalisierung als große Spielwiese für Optimierer

Gleichzeitig verhilft Digitalisierung Unternehmen dazu, effizienter zu arbeiten. Das Geschäft zu digitalisieren ist die am häufigsten genannte Maßnahme in den Effizienzprogrammen der Unternehmen, so die Studie. Und die Spielwiese für Effizienzfans ist groß:

Durch Process Mining können Prozessmanager beispielsweise Datenspuren verfolgen und potenzielle Ineffizienzen in Produktionsabläufen und Lieferketten aufspüren und damit abstellen.

Mithilfe von Advanced Analytics lernen Unternehmen auch in der Online-Welt die Vorlieben und das Verhalten ihrer Kunden kennen und können ihnen Produkte auf den Leib schneidern.

Mit dem Einsatz von Softwarerobotern, Chatbots und Künstlicher Intelligenz lassen sich Backoffice-Aufgaben wie den IT-Helpdesk teil- oder vollautomatisieren. Auch bestimmte Kundeninteraktionen können mit dieser Technologie vorbereitet oder bearbeitet werden.

Durch Cloud-Computing lassen sich IT-Dienstleistungen zu deutlich geringeren Kosten erbringen, das Aufsetzen neuer digitaler Angebote für Kunden wird einfacher und beschleunigt sich. Die Skalierbarkeit sorgt daneben für mehr Flexibilität.

Und mithilfe von Vernetzung und Social Collaboration – das zeigt sich in der aktuellen COVID-19-Pandemie gerade sehr deutlich – können Unternehmen standortunabhängig arbeiten. Sie beschleunigen so Prozesse und schaffen eine gewisse Resilienz gegenüber Krisen, wie wir sie derzeit erleben.

Effizienz vs Innovation

Die Technologie und neue agile Ansätze sind die eine Seite. Effizienz hat allerdings auch viel mit Kultur zu tun. Wenn jede Entscheidung und jedes Handeln über den Schreibtisch der Chefin oder des Chefs laufen muss, ist das nicht effizient. Wenn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter länger ausfallen, bleibt auch in digitalisierten Unternehmen die Arbeit liegen. Künstliche Intelligenz oder Process Mining schaffen zwar Transparenz und liefern wertvolle Hinweise, die Menschen nicht im gleichen Tempo aufdecken. Die Hinweise müssen jedoch intelligent verwertet werden, und das kann der Mensch immer noch besser.

Kein Wunder also, warum die befragten Entscheider Verantwortung für die Mitarbeiter und das Achten auf die Gesundheit als wichtige Faktoren für Effizienz einstufen. Kulturelle Faktoren sind damit für eine effiziente Organisation ebenso wichtig wie Industrialisierung und Technologie.

Stichwort Kultur: Entscheider in Deutschland mögen die Effizienz. Das akribische Schrauben und verfeinern von Geschäftsmodellen, Prozessen und Unternehmensorganigrammen bis zur Perfektion wird im Ausland bewundert.

Dieser Hang zur Optimierung findet sich in den Studienergebnissen teilweise wieder. In Deutschland geben Unternehmen ihre Digitalisierungseuros in erster Linie dafür aus, das bestehende Geschäft zu verbessern: Die Kosten sollen durch Automatisierung sinken, die Umsatzrendite anwachsen und die Menschen zufrieden zur Arbeit kommen. Weniger Manager denken bei operativer Effizienz vorrangig an neue Produkte mit neuen Technologien und innovative Geschäftsideen, die Kunden begeistern.

Deutschland gilt zwar auch als Land der Erfinderinnen und Erfinder. Allerdings bekommt dieses Innovationsimage – wieder ist die Digitalisierung der Auslöser – derzeit einige Schrammen. Thomas Sattelberger spricht im Interview für unseren Managementkompass beispielsweise davon, dass zu viel Effizienz Innovationen bremst und wir für Zukunftsprojekte wie dem autonomen Fahren mehr Freiräume benötigen. Diese Freiräume sind ohne Frage wichtig, denn sie fördern nicht nur Innovationen, sondern auch die Effizienz. Überall dort, wo es Teams bereits gewohnt sind, autonom und flexibel auf veränderte Bedingungen zu reagieren, gelingt es wahrscheinlich besser, sich an die aktuelle Extremsituation anzupassen und sich auf Ergebnisse zu fokussieren. Für Unternehmen kommt es somit künftig darauf an, aus den zuständigen Teams für Effizienz und Innovationen eine Mannschaft zu formen. Digitalisierung kann als Schnittstelle in beiden Mannschaftsteilen gute Dienste leisten.