Tausende Dokumente, verstreut gespeichert und schwer auffindbar – in vielen Unternehmen bremst das Vertragsmanagement die Digitalisierung aus. Intelligent Document Processing (IDP) mit generativer KI (GenAI) verändert das. Die Technologie macht unstrukturierte Verträge maschinenlesbar, extrahiert relevante Informationen und schafft die Basis für effizientere Prozesse und fundierte Entscheidungen. 

Ob Banken, Versicherungen oder die Telekommunikationsbranche, in B2B-Geschäftsprozessen verwalten Unternehmen je nach Größe Tausende bis Millionen von Dokumenten. Ein beträchtlicher Teil davon sind Verträge. Sobald es darum geht, mit herkömmlichen Datenmanagementsystemen spezielle Informationen aus den Verträgen herauszufiltern, gerät der Geschäftsbetrieb regelmäßig ins Stocken. Die Gründe: 

• Dokumente liegen in unstrukturierter Form vor, zum Beispiel als eingescanntes PDF oder in diversen anderen digitalen Formaten. 

• Dokumente sind im Unternehmen verstreut gespeichert und schwer auffindbar. 

• Für die Suche wurden die Dokumente händisch mit fehlerhaften Metadaten versehen.  

Die Folge: Die Vertragsschriftstücke müssen manuell geprüft werden. Mitarbeitende sind gleichsam gezwungen, in die Schublade zu greifen, jedes Dokument herauszuziehen und zu lesen. Das ist ressourcenintensiv und zudem ein Grund, warum in zahlreichen Unternehmen Prozesse immer noch nicht von Ende zu Ende automatisiert werden können. 

Mit dem Aufkommen von GenAI-Lösungen kommt Fahrt in dieses für die Unternehmen leidige Thema. Laut der aktuellen Studie „Disruptive Potenziale: Wie generative KI Geschäftsmodelle neu definiert“ sehen 46 Prozent der B2B-Entscheiderinnen und -Entscheider in GenAI einen Gamechanger, der für mehr Effizienz sorgt. Vor allem bei Telekommunikationsanbietern zeigt die Technologie bereits, was möglich ist. Unternehmen dieser Branche nutzen Intelligent Document Processing als konkreten Anwendungsfall auf der Basis von GenAI, um automatisiert nach Informationen in unstrukturierten B2B-Verträgen zu suchen. 

Intelligent Document Processing eröffnet neue Geschäftsmöglichkeiten 

Durch Large Language Models (LLMs) in Verbindung mit klassischen Programmen für Texterkennung und Textweiterverarbeitung (Optical-Character-Recognition-(OCR-)Tools) werden unstrukturierte Verträge maschineninterpretierbar, auch wenn sie in unterschiedlichen Layouts und Qualitäten vorliegen. Informationen können beliebig gefiltert, extrahiert, komprimiert oder miteinander kombiniert werden.  

Sogenannte multimodale Modelle ermöglichen es zudem, Bilder und komplizierte Tabellen zu interpretieren. Das ist vor allem dann bedeutsam, wenn wichtige Vertragsinformationen in Bauzeichnungen enthalten sind. Statt nur auf vorab definierte Metadaten beschränkt zu sein, erlaubt IDP also den Zugriff auf jede gewünschte Information, die im Dokument enthalten ist – unabhängig davon, wo sie sich befindet. 

Darüber hinaus eröffnet IDP neue Geschäftsmöglichkeiten, indem es nicht nur bestehende Prozesse optimiert, sondern auch zukünftige Anwendungen wie Vertragsanalysen, Compliance-Checks und prädiktive Entscheidungsfindung ermöglicht. 

Intelligent Document Processing in der Praxis: Ressourcen sparen, Fehler vermeiden  

Die Vorteile bei der Prozessoptimierung verdeutlicht das Beispiel eines Telekommunikationsanbieters mit mehreren zehntausend Mobilfunkstandorten. Für jeden dieser Standorte existieren Vertragswerke, die über Jahre hinweg erweitert und angepasst wurden. Zum Teil stammen die Verträge noch aus den 1990er-Jahren. Dennoch besitzen sie immer noch Gültigkeit und stellen sicher, dass geplante Umbaumaßnahmen vertragskonform sind. Beim 5G-Rollout hilft IDP dem Unternehmen zudem, ungenutzte Kapazitäten zu identifizieren und zu prüfen, ob weitere Antennen an bestehenden Standorten installiert werden können oder welche baulichen Restriktionen für Antennentürme gelten. 

Während eine manuelle Prüfung personal- und zeitaufwendig ist, extrahiert IDP die relevanten Informationen automatisiert und integriert sie in bestehende Systeme. Prozesse werden durch IDP beschleunigt, gleichzeitig wirkt sich die Technologie auch auf die Fehlerquote aus. Es gibt beispielsweise deutlich weniger fehlerhafte Interpretationen vertraglicher Vereinbarungen, und auch kritische Informationen werden seltener übersehen. Vor allem für die Standortoptimierung und die Kapazitätsplanung von Mobilfunknetzen ist das entscheidend.  

Intelligent Document Processing bringt Ordnung ins Datenchaos 

IDP ist besonders für Unternehmen nützlich, die ihre Verträge nicht einheitlich digitalisiert und strukturiert vorliegen haben. Die Technologie transformiert Chaos in nutzbare Daten, indem sie automatisch relevante Informationen extrahiert, strukturiert und zugänglich macht. Ein effektiver Lösungsansatz kombiniert leistungsstarke KI-Modelle mit einer intelligenten Vorverarbeitung, um auch aus schlecht organisierten Dokumenten wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen und Unternehmen so echte Wettbewerbsvorteile zu verschaffen. 

Häufig ist die Implementierung jedoch eine maßgeschneiderte Entwicklung. Sie erfordert eine enge Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Technologieanbietern, um die spezifischen Anforderungen zu erfüllen. Zwar könnten künftig Standardlösungen solche Aufgaben vereinfachen, indem sie flexible Schnittstellen bieten und sich nahtlos in bestehende IT-Landschaften integrieren lassen. Allerdings bleibt die Herausforderung bestehen, dass Dokumente nicht nur digitalisiert, sondern auch in bestehende Prozesse und Systemlandschaften eingebunden werden müssen, um den vollen Mehrwert der Technologie zu realisieren. 

Fazit 

Intelligent Document Processing eröffnet neue Wege für die Digitalisierung und Automatisierung von Verträgen im B2B-Bereich. Besonders in datenintensiven Branchen, wie Banken, Versicherungen, dem öffentlichen Sektor oder der Telekommunikation, zeigt die Technologie ihr Potenzial, Prozesse zu vereinfachen und zu beschleunigen. Darüber hinaus stärkt IDP die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen: Effizienzsteigerungen und Kostensenkungen gehen Hand in Hand mit einer minimierten Fehlerquote, besserer Compliance und fundierter Entscheidungsfindung. Dank der Agilität und Skalierbarkeit der Technologie können Unternehmen flexibel auf wachsende Datenmengen reagieren und ihre Systeme an neue Marktanforderungen anpassen.  

Lesetipp der Redaktion: Viele Branchen profitieren vom GenAI-Einsatz, zum Beispiel Versicherer. Durch Sales Automation können sie die Effizienz im Vertrieb deutlich steigern.