CSRD. Diese vier Buchstaben bereiten vielen Unternehmen Kopfzerbrechen. Das gilt vor allem für das Datenmanagement. Genau hier liegt allerdings auch das größte Potenzial, sich die Arbeit zu erleichtern. Mithilfe von ESG-Software können Unternehmen manuelle Handgriffe beim Datenmanagement automatisieren. Hier zeigen wir, wie.

Darum geht es: Mit der Umsetzung der Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) müssen Unternehmen ESG-relevante Daten detailliert offenlegen und damit Prozesse zur Datenerfassung, -verarbeitung und -berichterstattung in ihr Tagesgeschäft einbauen. Die neuen Anforderungen stressen viele Unternehmen: Sie verfügen in der Regel nur über ein begrenztes Budget, und Personal ist knapp. Plus: Es fehlt oft das Fachwissen, die komplexen Anforderungen umzusetzen.

Ein Knackpunkt ist das Datenmanagement, das durch mehrere Faktoren wie mangelnde Verfügbarkeit, unklare Verantwortlichkeiten, große Datenmengen und die Vielfalt der Datenformate erschwert wird:

• Datenverfügbarkeit:
  Viele Nachhaltigkeitsdaten sind nicht oder nur schwer zugänglich, weil es die grundlegenden Prozesse zur systematischen Erhebung nicht gibt. Bislang standen primär Finanzkennzahlen einer Abteilung im Fokus. Heute müssen Daten entlang der gesamten Wertschöpfungskette und im gesamten Unternehmen erhoben sowie auf vielen Kanälen kommuniziert werden.
• Datenverantwortlichkeit:
  Es ist häufig unklar, wer für die Erfassung, Verwaltung und Verarbeitung der Daten zuständig ist. Eingespielte Teams und Abläufe sind allerdings für ein reibungsloses CSRD-Reporting essenziell. Es ist wie im Sport: Automatismen sind von großem Wert.
• Datenvolumen:
  Unternehmen müssen für eine regelkonforme Berichterstattung gemäß den European Sustainability Reporting Standards (ESRS) mehr als 1.000 Datenpunkte verarbeiten. Hinzu kommt die Größe der Datensätze. Diese ist insbesondere bei größeren Unternehmen erheblich und beansprucht umfangreiche IT-Kapazitäten. Selbst nach einer Wesentlichkeitsanalyse bleibt eine enorme Anzahl von Datenpunkten übrig, die in Form und Reihe gebracht werden müssen.
• Externe Datenquellen:
  Unternehmen müssen Daten nicht nur aus ihrem internen Kosmos beschaffen und verarbeiten. Häufig sind sie auch darauf angewiesen, ihre Reports mit Daten von Drittanbietern anzureichern, beispielsweise für Treibhausgasberechnungen oder entlang vor- und nachgelagerter Lieferkettenprozesse. Die Integration dieser Daten macht das Datenmanagement insgesamt komplexer.
• Datenvariationen:
  Datum ist nicht gleich Datum. Die Form der Daten variiert stark: Sie liegen in strukturierter, halbstrukturierter oder unstrukturierter Form vor. Diversität ist eine gute Sache. Bezogen auf Daten erschwert Vielfalt allerdings die Integration und Verarbeitung erheblich.

Die Erfassung von Eingangs- und Ausgangsströmen von Ressourcen verdeutlicht die Komplexität der Datenerfassung und -verarbeitung. Das Beispiel eines internationalen Unternehmens mit Tochterfirmen für die Rohstoffbeschaffung sowie für End-of-Life-Verwertungsprozesse zeigt, wie sich die zuvor genannten Herausforderungen praktisch auswirken.

Ein zentraler Datenpunkt, der für die Berichterstattung benötigt wird, ist das Gewicht der sekundär wiederverwendeten oder recycelten Komponenten, die zur Herstellung der Produkte und Dienstleistungen des Unternehmens (einschließlich Verpackungen) verwendet wurden. Das Unternehmen steht hier vor der Herausforderung, Daten aus unterschiedlichen Quellen zu sammeln. Während die Tochterfirma für die Rohstoffbeschaffung die notwendigen Informationen zu recycelten Materialien bereitstellen könnte, fehlen oft die Prozesse, um diese Daten systematisch zu erheben. Häufig müssen manuelle Abfragen gestartet werden, was zeitaufwendig und fehleranfällig ist.

Darüber hinaus ist es nicht von vornherein klar, wer für die Erfassung der Daten zuständig ist: Soll die Hauptfirma die Daten von den Tochterfirmen anfordern und konsolidieren oder müssen die Tochterfirmen eigenständig Bericht erstatten? Ohne klare Verantwortlichkeiten drohen Verzögerungen, und es entstehen Inkonsistenzen beim Reporting. Beispielsweise könnte die Tochterfirma für Rohstoffbeschaffung nur das Gesamtvolumen der Materialien melden, ohne zwischen primären und sekundären Materialien zu differenzieren.

Die Berichterstattung zum gesamten Abfallaufkommen und zur Gesamtmenge von gefährlichen Abfällen verdeutlicht, wie umfangreich die Datenmengen sein können. Jede Produktionslinie generiert täglich Abfall, der nach Kategorien (z. B. gefährlich/nicht gefährlich) erfasst werden muss. Bei einem Unternehmen mit mehreren Standorten und Tochterfirmen wächst das Datenvolumen schnell auf tausende Einträge an. Das stellt eine enorme Belastung für die IT-Systeme dar und erfordert eine konsistente Datenstruktur.

Für die Berechnung und Einordnung gefährlicher Abfälle müssen oft zusätzliche Daten von Entsorgungsdienstleistern eingeholt werden. Diese liefern Angaben zu Abfallklassifikationen und Verwertungsmethoden. Da diese Informationen häufig in unterschiedlichen Formaten bereitgestellt werden – beispielsweise als Tabellen, PDF-Dokumente oder sogar manuell per E-Mail – wird die Integration in ein zentrales Berichtssystem erschwert.

Die Datenformate variieren stark. So könnte die Tochterfirma für Rohstoffbeschaffung eine detaillierte Excel-Datei liefern, während die Abteilung für End-of-Life-Verwertung Daten in Form von unstrukturierten Berichten bereitstellt. Gleichzeitig werden Abfallmengen von Produktionsstätten möglicherweise nur grob geschätzt und in halbstrukturierten Formularen dokumentiert. Diese Datenvielfalt erfordert umfangreiche Bereinigungs- und Transformationsprozesse, damit Informationen vergleichbar und berichtsfähig werden.

ESG-Software hilft beim CSRD-Datenmanagement

Das Beispiel ist vereinfacht dargestellt. In der Realität gibt es noch oft deutlich komplexere Konzernstrukturen mit mehr Tochterunternehmen und Beteiligungen. Um nun die CSRD-Herausforderungen zu minimieren, kommen spezielle Softwarelösungen ins Spiel.

Eine ESG-Reporting-Software – Sopra Steria bietet beispielsweise einen ESG Data Hub an – adressiert gezielt die Herausforderungen bei der Erfassung und Verarbeitung von Ressourcen- und Abfalldaten und bietet spezifische Lösungen für verschiedene Branchen, beispielsweise produzierende Industrieunternehmen mit Tochtergesellschaften. So helfen die Lösungen bei den einzelnen Herausforderungen:

• Datenverfügbarkeit und Datenverantwortlichkeit: Die Software integriert sich direkt in ERP-Systeme der Tochterfirmen (z. B. SAP), um automatisch Daten zu recycelten Materialien und Abfallmengen zu erfassen. Sie stellt sicher, dass Verantwortlichkeiten klar zugewiesen werden – etwa durch Workflows, die den zuständigen Mitarbeitenden für Rohstoffbeschaffung oder Abfallentsorgung konkrete Aufgaben zur Dateneingabe zuweisen. Die Automatisierung verhindert, dass Daten manuell abgefragt werden müssen, und reduziert Fehlerquellen.
• Datenvolumen und externe Datenquellen: Bei großen Datenmengen wie dem gesamten Abfallaufkommen verarbeitet die Software die Daten automatisch aus verschiedenen Quellen, etwa Produktionsstätten und Tochterfirmen. Sie aggregiert und speichert die Daten zentral. Damit reduziert sich der Aufwand für manuelle Berechnungen und Zusammenstellungen erheblich. Externe Daten zu gefährlichen Abfällen, etwa von Entsorgungsdienstleistern, werden über Schnittstellen (API) direkt in das System importiert und nahtlos in die Berichterstattung integriert.
• Datenvariationen: Die Software kann unterschiedliche Datenformate wie Excel-Dateien, PDF-Berichte oder halbstrukturierte Daten aus Produktionsstätten standardisieren. Sie extrahiert beispielsweise die Abfallklassifikationen aus einem unstrukturierten PDF und wandelt diese in ein strukturiertes, kompatibles Format um. Dadurch werden Inkonsistenzen minimiert und die Daten sind für die Berichtserstattung direkt nutzbar.

Viele Argumente für IT-Unterstützung im Datenmanagement

Eine ESG-Reporting-Software automatisiert viele manuelle Aufgaben wie die Sammlung, Verarbeitung und Konsolidierung von Daten aus verschiedenen Quellen. Damit reduziert sich der Arbeitsaufwand signifikant, weil das händische Hin- und Herschieben sowie das Ausfüllen von Formularfeldern durch Menschen wegfallen.

Besonders die Erfassung komplexer Datenpunkte, wie des Abfallaufkommens oder sekundärer Materialien, wird das Datenmanagement deutlich einfacher. Unternehmen sparen Zeit und Kosten, da sie weniger Personal für die Datenerhebung und -aufbereitung beschäftigen müssen. Eine Reduktion des Arbeitsaufwands um 50 bis 70 Prozent führt langfristig zu erheblichen Einsparungen.

Eine Softwarelösung sorgt außerdem für eine höhere Datenkonsistenz, indem sie Daten aus verschiedenen Quellen automatisch in einem einheitlichen Format verarbeitet. Sie minimiert Fehlerquellen, die bei manuellen Prozessen häufig auftreten, und stellt sicher, dass die Daten zuverlässig und nachvollziehbar sind. Diese verbesserte Prüffähigkeit erleichtert nicht nur die interne Kontrolle, sondern auch externe Audits und Prüfungen, die im Rahmen der CSRD erforderlich sind. Insbesondere bei der Berichterstattung von komplexen Daten wie dem Abfallaufkommen oder der Sekundärverwertung von Materialien wird so sichergestellt, dass die Informationen lückenlos und korrekt dokumentiert sind, was wiederum Vertrauen bei Stakeholdern und Prüfinstitutionen schafft.

Eine ESG-Reporting-Software wächst mit den Anforderungen des Unternehmens. Sie kann problemlos mit steigenden Datenmengen umgehen, sei es durch Expansion des Unternehmens oder durch die zunehmende Komplexität der ESG-Anforderungen. So können auch Tochtergesellschaften, die unterschiedliche Datensätze zu Abfallarten oder gefährlichen Abfällen liefern, effizient in das System integriert werden. Die Software ist skalierbar und bietet eine flexible Lösung, die es ermöglicht, die Datenerfassung und -verarbeitung über die Jahre hinweg zu erweitern, ohne dass das System überlastet oder die Leistung beeinträchtigt wird.

Durch die kontinuierliche und automatisierte Erfassung von ESG-Daten bietet die Software eine wertvolle Grundlage für langfristiges Risikomanagement. Unternehmen können ESG-Risiken frühzeitig identifizieren und überwachen, etwa im Bereich der Abfallwirtschaft oder der Ressourcennutzung. Eine solche Lösung ermöglicht es, Daten regelmäßig zu aktualisieren und zu analysieren, um potenzielle Risiken zu erkennen – sei es durch ineffiziente Ressourcennutzung oder nicht erfüllte gesetzliche Anforderungen. Dies fördert eine proaktive Risikominimierung und hilft Unternehmen, auf zukünftige Änderungen der regulatorischen Anforderungen schneller zu reagieren.

ESG-Software ist keine Plug-and-Play-Lösung

Auch die Einführung einer ESG-Software ist nicht frei von Herausforderungen. Eine davon lautet, Interoperabilität herzustellen: Die Lösung muss in der Lage sein, nahtlos mit verschiedenen internen und externen Datenquellen zu kommunizieren. Das umfasst die Integration von Daten aus ERP-Systemen (z. B. SAP, Microsoft Dynamics), Lieferantensystemen und externen Datenquellen wie Treibhausgasberechnungsdiensten oder Abfallentsorgern. Eine Herausforderung hierbei ist die Datenmigration: Bestehende Daten müssen aus Altsystemen in das neue System überführt werden, was oft mit großem Aufwand und potenziellen Risiken verbunden ist.

Eine gute Software ist zudem flexibel: Jedes Unternehmen hat unterschiedliche Anforderungen an die ESG-Daten, je nach Branche, Geschäftsmodell und gesetzlichen Vorgaben. Eine Software muss anpassbar sein, um spezifische Reporting-Anforderungen wie die Erfassung von Abfallarten oder recycelten Materialien gemäß den ESRS zu unterstützen und um maßgeschneiderte Berichtsformate und Workflows zu ermöglichen.

Auswahl und Implementierung einer ESG-Software sind daher mit beträchtlichen Kosten und initialem Aufwand verbunden. Zum Kaufpreis können außerdem Integrations-, Schulungs- und Wartungskosten hinzukommen. Unternehmen sollten deshalb per Kosten-Nutzen-Analyse sorgfältig abwägen und sicherstellen, dass die Effizienzsteigerungen und Kostensenkungen die Investition in die Software langfristig mehr als ausgleichen.

tl;dr

Die Umsetzung der CSRD und der EU-Taxonomie stellt große Anforderungen an das Datenmanagement von Unternehmen, insbesondere in Bezug auf Datenverfügbarkeit, Datenverantwortlichkeit, Datenvolumen und Datenvariationen. Sie müssen beim Erheben von Daten wie dem Abfallaufkommen oder der Verwendung sekundärer Materialien aus verschiedenen Quellen (intern und extern) konsistente, vollständige und rechtlich korrekte Informationen sammeln. Der hohe Arbeitsaufwand einer manuellen Datenerfassung, das Fehlen klarer Verantwortlichkeiten und die Integration von Daten aus komplexen Systemen sind zusätzliche Hürden.

ESG-Reporting-Softwarelösungen sind eine sinnvolle Option, um diese Herausforderungen zu meistern. Sie sorgen durch Automatisierung für Effizienzsteigerungen, verbessern die Datenkonsistenz, gewährleisten eine skalierbare Datenerfassung und unterstützen das langfristige Risikomanagement. Allerdings muss die Implementierung gut geplant werden, da sie mit Kosten, Integrationsaufwand und Schulungsbedarf verbunden ist.

In Anbetracht der Herausforderungen und der möglichen Vorteile einer Softwarelösung wie des ESG-Data Hub von Sopra Steria haben Unternehmen eine gute Möglichkeit, den Anforderungen der CSRD auf effiziente Weise gerecht zu werden.

Unsere Erfahrungen aus ESG-Reporting-Mandaten zeigen: An den richtigen Stellschrauben gedreht, kann der Trade-off zwischen der Verringerung der CSRD-Komplexität und dem IT-Investment positiv ausfallen.

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